На нашу думку, рахунок або рахунок-фактура можуть бути визнані первинними документами лише за дотримання певних умов.

Зокрема, для цього необхідно щоб рахунок було оплачено та щоб існували документи, що підтверджують факт оплати - це можуть бути платіжне доручення, касовий або розрахунковий чек, виписка з рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

У такому випадку рахунок-фактура у внутрішніх господарських операціях, а також інвойс у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД), можуть вважатися первинними документами. Проте, важливо врахувати, що додаткові умови не вимагаються лише для інвойсів у ЗЕД, і лише у випадках придбання послуг. У такій ситуації акт приймання-передачі послуг не є обов’язковим, а сам інвойс (у паперовій або електронній формі) разом з підтвердженням оплати може повноцінно замінити первинний документ.

Натомість у внутрішніх операціях для того, щоб рахунок-фактура визнавався первинним документом, необхідно, щоб його статус був прямо передбачений у договорі. Тобто, у договорі має бути визначено, що оплачений рахунок-фактура замінює традиційний акт приймання-передачі. Лише за цієї умови, разом із фактом оплати, рахунок-фактура вважатиметься первинним документом.

Зауважимо, що сам рахунок чи рахунок-фактура не є обов’язковими документами, а їх використання залежить від домовленостей між сторонами. Але за наявності усіх реквізитів, документального підтвердження оплати та відповідної договірної умови - він може набути повноцінної юридичної сили як первинний бухгалтерський документ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!