Документи для списання товарів на виставках та конференціях

Безоплатна роздача товарів потенційним клієнтам на виставках та конференціях розглядається як рекламний захід. Щоб ці витрати були визнані в обліку та не викликали питань у контролюючих органів, їх потрібно належним чином задокументувати.

Процедура складається з кількох послідовних кроків, кожен з яких підтверджується відповідним первинним документом.

Крок 1. Ініціювання рекламного заходу.

Документ: Наказ керівника про проведення рекламного заходу.
Зміст: У наказі зазначається мета заходу (наприклад, підвищення впізнаваності бренду, залучення нових клієнтів), дата та місце проведення (назва виставки/конференції), перелік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), що будуть роздаватися, їх кількість та вартість, а також призначаються відповідальні особи.
Крок 2. Передача ТМЦ зі складу відповідальній особі.

Документ: Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма № М-11) або акт приймання-передачі.
Призначення: Цей документ підтверджує факт передачі рекламної продукції зі складу (де вона обліковується) співробітнику, відповідальному за її розповсюдження.
Крок 3. Підтвердження факту роздачі товарів.

Документ: Звіт про проведення рекламного заходу (маркетинговий звіт).
Зміст: Складається відповідальною особою після заходу. У звіті описується, як проходив захід, скільки одиниць продукції було роздано. До звіту доцільно додати фотографії з виставки, які візуально підтверджують процес роздачі. Це слугує додатковим доказом рекламної мети операції.
Крок 4. Остаточне списання ТМЦ з балансу.

Документ: Акт на списання ТМЦ.
Призначення: Складається комісією, призначеною наказом керівника, на підставі звіту відповідальної особи. Цей акт є фінальною підставою для відображення списання вартості товарів з балансу підприємства в бухгалтерському обліку (проведення Дт 93 «Витрати на збут» — Кт 28 «Товари» або 20 «Виробничі запаси»).

Законодавча база
Щодо первинних документів:Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1996 № 996-XIV — визначає вимоги до первинних документів.
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 № 88 — деталізує порядок створення та обігу первинних документів.
Щодо рекламної мети:Стаття 1 Закону України «Про рекламу» від 03.07.1996 № 270/96-ВР — дає визначення реклами, що допомагає обґрунтувати господарську спрямованість витрат.

Є позиція ДПС https://adram.com.ua/vytraty-na-marketynhovi-posluhy-shcho-vrakhuvaty-platnyku/

Є публікація https://7eminar.ua/news/9509-vitrati-na-marketing-i-reklamu-yak-oformiti-bez-pretenzii-vid

Також є рекомендації від ДПС https://tax.gov.ua/nove-pro-podatki--novini-/874589.html

Раді допомогти, звертайтесь ще!