Відсутність договору про електронні документи: як вирішити проблему

Ні, всі документи підписані з контрагентами є дійсними.

Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), мають таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, незалежно від того, чи зазначена можливість електронного документообігу в договорі.

Згідно з ч. 3 ст. 5 Закону України від 03.09.2015 № 675-VIII «Про електронну комерцію» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/675-19#n57 правочин не може бути визнано недійсним лише через його вчинення в електронній формі. Це означає, що електронні документи, навіть якщо їх використання прямо не передбачене договором, не порушують законодавства та можуть бути прийняті сторонами.

Важливим аспектом є кваліфікований електронний підпис, який має презумпцію відповідності власноручному підпису. Це закріплено у ч. 5 ст. 18 Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги». Таким чином, електронні акти, рахунки та інші документи, підписані КЕП, вважаються юридично дійсними.

Проте, якщо договором не закріплено обов’язковість ведення електронного документообігу, контрагент має право не приймати електронні документи та наполягати на оформленні паперових версій. У такому випадку взаємна домовленість між сторонами щодо форми документів є ключовим фактором.

Щодо податкової перевірки, проблем не виникне, якщо документи оформлені відповідно до чинного законодавства, підписані КЕП і відповідають вимогам бухгалтерського обліку. Головне – забезпечити наявність усіх необхідних реквізитів та можливість підтвердити автентичність електронного підпису.

Отже, якщо сторони згодні на електронний документообіг, юридична сила таких документів не викликає сумнівів. Для уникнення можливих непорозумінь рекомендується підписати договір про електронний документообіг.

Раді допомогти, звертайтесь ще!