Вимоги до документів для ФОП без найманих працівників

Ви зобов'язані зберігати копії/скани документів, на підставі яких проведено ідентифікацію та верифікацію клієнта (наприклад, копія паспорта, реєстраційні дані компанії). Саме ці документи є доказом того, що ідентифікацію проведено належним чином, а не лише сам підпис ФОП. Ви маєте застосовувати ризик-орієнтований підхід до кожного клієнта. Це може бути окремий документ або розділ анкети, де Ви фіксуєте, чому клієнт віднесений до низького, середнього чи високого рівня ризику.

Обов’язки для ФОП-бухгалтера майже такі самі, як і для інших СПФМ. Ці обов'язки насамперед передбачає ст. 8 Закону №361 та деталізує Положення №282.

Але слід ураховувати, що ФОП-бухгалтер – це спеціальний СПФМ та, до того ж, здійснює свою діяльність одноособово. Тобто певні обов’язки СПФМ ФОП-бухгалтер виконувати не зобов’язаний.

Серед обов’язків ФОП-бухгалтера виокремимо, на наш погляд, найголовніше:

1. Контролювати підозрілі фінансові операції клієнта. Тобто повідомляти про такі операції до Держфінмоніторингу та реєструвати, зберігати документи щодо них (пп. 2, 7, п.п. «в» пп. 8, 18 ч. 2 ст. 8 Закону №361).

Підозрілість фіноперацій означає, що ФОП-бухгалтер вважає їх пов’язаними зі злочинною діяльністю, фінансуванням тероризму або фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення (ч. 1 ст. 20 Закону №361). Підкреслюємо – вважає сам ФОП-бухгалтер, при цьому сума значення не має. Крім того, підозри мають бути обґрунтованими. А такі обґрунтування повинні базуватися на типологічних дослідженнях та рекомендаціях суб’єктів державного фінмоніторингу. Також орієнтуємося на критерії, затверджені наказом Мінфіну від 28.12.2022 №465.

Не забувайте! Ухилення від сплати податків – це теж злочин (ст. 212 Кримінального кодексу України)

До речі, ФОП-бухгалтерам та їх клієнтам варто звернути увагу ще й на критерії щодо підозрілих фіноперацій, якими керуються банки. Зокрема, для розуміння ризиків та того, як вибудовувати свої відносини з цими установами. Наприклад, Нацбанк навів перелік ознак, за якими визначається «дроблення бізнесу», та визначив алгоритм дій для банків у такому випадку (лист НБУ від 01.11.2024 №25-0005/82615).

2. Повідомляти Мін’юст про розбіжність між фактичними даними щодо бенефіціарів та тих, що містить ЄДР стосовно клієнта (п. 81 ч. 2 ст. 8 Закону №361).

Важливо! З 01.09.2024 ФОП-бухгалтери повинні передавати дані у порядку, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.07.2023 №2542/5, напряму до Мін’юсту. Цей обов’язок підкріплено спеціальною санкцією – штрафом у розмірі до 340 000 грн (п. 61 ч. 5 ст. 32 Закону №361)

3. Відповідати на запити Мінфіну та Держфінмоніторингу і надавати доступ до документів щодо тих чи інших операцій або клієнтів (пп. 11, 12, 13, 15, 19 ч. 2 ст. 8 Закону №361).

4. Подавати звіт за формою №2-фінмон (річна) до Мінфіну. Порядок заповнення та подання цього типу звітності можна знайти в Інструкції щодо його заповнення та подання, затвердженою наказом Мінфіну від 09.12.2022 №422 (далі – Інструкція та Наказ №422 відповідно).

Детальна інструкція із заповнення форми №2-фінмон (річна) за посиланням + зразок супровідного листа

5. Проводити належну перевірку клієнтів (ч. 2 ст. 11 Закону №361). Порядок такої перевірки передбачений у розд. VIII Положення №282. Тут і про перевірку даних щодо бенефіціарів є, і про запитування всілякої інформації про клієнта у того ж клієнта (тобто ідентифікація та верифікація клієнта) тощо.

6. Повідомляти Держфінмоніторинг про припинення своєї діяльності (п. 1 ч. 2 ст. 8 Закону №361). Для цього подають ту саму заява, що й для постановки на облік (форма №1-ФМ, затверджена наказом Мінфіну від 29.01.2016 №24).

Ще раз повторимо: це не вичерпний перелік обов’язків. Ми виділили лише найголовніші.

Раді допомогти, звертайтесь ще!