Оформлення корпоративних витрат під час відпустки та облік чеків

З корпоративної картки кошти повинні використовуватися для потреб підприємства, працівник не може здійснювати заправку та ремонт власного автомобіля з корпоративної картки.

Підзвітні кошти – це кошти, що найчастіше, роботодавець надає працівникам для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені підприємства, наприклад, для закупівлі матеріальних цінностей, оплати послуг, тощо. Для використання підзвітних коштів:

- керівник видає наказ на відрядження або виконання певної цивільно-правової дії від імені підприємства, або працівник виконує такі дії в межах своїх посадових обов’язків;
- працівнику видають аванс готівкою або перераховують на платіжну картку (корпоративну чи особисту);
- працівник використовує отримані кошти і звітує про це у встановлені строки, а залишок невикористаних коштів повертає підприємству.
Щодо безготівкових коштів отриманих підзвіти підприємство має можливість самостійно встановити строк користування підзвітними сумами та термін звітування на локальному рівні. В п.170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 вказано граничний термін для звітування по отриманому підзвіту з метою оподаткування (ПДФО та військовий збір).

Під оподаткування підзвітні кошти потрапляють, якщо вони видані понад установлені норми або витрати не підтверджені належним чином документально. Крім того, від оподаткування нікуди не подітися, якщо працівник вчасно не прозвітував за отриманий аванс.

Документальне підтвердження госпвитрат:

- документи, які підтверджують витрати (накладна, товарний чек);

- розрахункові документи (чек РРО/ПРРО, виписка з рахунку, електронного гаманця).

Оподаткуванню підлягають суми видані під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій (пп.170.9.1 ПКУ).

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, затвердженою наказом МФУ від 28.09.2015 р. № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text .

Звіт про використання коштів потрібно подати до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт (пп. 170.9.3 ПКУ).

* Строки, установлені пп. 170.9.3 ПКУ, продовжуються на один календарний місяць, у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільноправової дії.

Звіт подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми ПДФО та ВЗ;

б) використання готівки понад суму добових витрат, включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів:

• корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент;

• особистий платіжний інструмент.

Звіт про використання коштів, не складається і не подається, якщо підзвітна особа використала кошти в межах суми добових витрат і оподатковуваний дохід відсутній (пп. 170.9.4 ПКУ).

Кошти, надміру витрачені підзвітною особою, підлягають оподаткуванню ПДФО з урахуванням таких правил:

• базу оподаткування надміру витрачених коштів визначають з урахуванням негрошового коефіцієнта, передбаченого п.164.5 ст.164 ПКУ (для ставки 18% ― 1,219512);

• суму ПДФО утримує особа (податковий агент), що видала такі кошти, за рахунок будьякого оподатковуваного доходу платника податку (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу ― за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

При визначенні об’єкта оподаткування військовим збором п.164.5 ПКУ не застосовується, тобто військовий збір утримується без застосування коефіцієнта.

Зверніть увагу!

- у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за ознакою доходу «118» відображається сума коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки;

- якщо платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти/електронні гроші, податок утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року (ЗІР, категорія 103.07).

У бухобліку використання коштів підзвіт відображається проведенням:

Дт 372 Кт 311 – видано підзвіт директору на господарські потреби;

Дт 20,22 Кт 372 – оприбутковано запаси за авансовим звітом;

Дт 641/пдв Кт 372 – відображено ПК з ПДВ;

Дт 311, 301 Кт 372 – повернуто залишок невикористаного підзвіту.

Таким чином з моменту списання коштів з корпоративної картки гроші вважаються виданими в підзвіт її держателю.

Якщо директор / заступник не поверне витрачені гроші в установлений строк, цю суму доведеться включити до його оподатковуваного доходу як дохід у вигляді додаткового блага.

Більше інформації та зразки документів https://7eminar.ua/news/1436-pidzvitni-kosti-obmezennya-vimogi-ta-pomilki , https://7eminar.ua/news/1057-kosti-pid-zvit-na-gospodarski-potrebi-skladannya-avansovogo-zvitu, https://7eminar.ua/events/3900/8603 та https://7eminar.ua/events/3281/6618 .

Раді допомогти, звертайтесь ще!