Заголовок тимчасово відсутній

Станом на сьогодні затвердженої на законодавчому рівні форми подорожнього листа немає. Тому, форму подорожнього листа підприємство розробляє самостійно та затверджує відповідним наказом.

У форму подорожнього листа потрібно включити:

• всі обов’язкові реквізити первинного документу, як це передбачено ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

та

• спеціальні реквізити, заради яких він власне і заповнюються – показники, що підтверджують обсяг виконаних транспортних робіт і витрат палива, зокрема інформацію про маршрут, пробіг та дані про пальне.

Хоча законодавство не вимагає заповнювати подорожній лист щодня, практика показує, що саме такий підхід є найнебезпечнішим для підприємства. Податківці вимагають щоденну фіксацію даних. Тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Інакше сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися як достовірні.

Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також:

• маршрут, навіть якщо це стандартний шлях між однотипними пунктами. Бажано вносити не тільки адресу, але й назву підприємства чи підрозділу, до якого прямував автомобіль, ціль поїздки,
• показники спідометра на початок і кінець кожного робочого дня.

Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.

Підприємство може включити на свій розсуд і інші додаткові дані та реквізити.

Підпис медичного працівника про проходження передрейсового медогляду, який є обов'язковим для водіїв транспортних засобів, як реквізит подорожнього листа може бути передбачений у внутрішньому розпорядку підприємства (ст. 18 Закону України від 05.04.2001 №2344-III «Про автомобільний транспорт» та п. 4.6 Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ від 31.01.2013 №65/80). Але це не обов’язково, оскільки цей факт відображається в інших документах про перевірку стану водія.

Підписи інших відповідальних осіб в подорожньому листі – диспетчера, механіка – також включаються або ні в реквізити за бажанням підприємства.

Перевірка заповнення подорожнього листа. Переконайтесь, що всі обов’язкові реквізити подорожнього листа, як первинного документа, присутні:

• назва документа, дата, інформація про підприємство,
• дані про автомобіль: марка, держномер, пробіг на початок і кінець дня,
• показники палива (залишок на початок, витрачено, залишок на кінець),
• підпис водія та відмітки медогляду, якщо це передбачено внутрішнім розпорядком.

Зразки:

Подорожній лист вантажного автомобіля

Подорожній лист службового легкового автомобіля

Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля

Журнал обліку подорожніх листів

Раді допомогти, звертайтесь ще!