Відрядження: чи потрібно зазначати дані авто та добові

Обов’язку прописувати в наказі дані власного авто немає, але це краще зробити для підтвердження виробничої мети поїздки, а добові при закордонному відрядженні можна видати перед виїздом у гривні за курсом НБУ на обрану вами дату (наприклад, дату видачі авансу), зафіксувавши такий порядок у Положенні про відрядження чи в наказі.

Обґрунтування

1. Використання власного авто у наказі. Закон не встановлює обов’язкової форми наказу про відрядження, у ньому вказують працівника, пункт призначення, мету, строк, розмір добових та інші потрібні умови, тому доцільно прямо зазначити, що працівник їде у відрядження на власному автомобілі та, за потреби, умови компенсації, щоб підтвердити господарський характер поїздки та витрат.

2. Право на добові при відрядженні. Працівник у відрядженні має право на відшкодування витрат і добові за час перебування у відрядженні згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю, а для закордонних відряджень неоподатковуваний ліміт добових становить не більше 80 євро за кожен календарний день за офіційним курсом НБУ на цей день за пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.

3. У якій валюті і за яким курсом видавати добові. Норми ПКУ не вимагають нараховувати добові саме в євро, підприємство може встановити їх у гривні (фіксовану суму на день або еквівалент певної суми в євро) за умови, що фактична гривнева сума в день не перевищує ліміт, розрахований як 80 євро × курс НБУ на кожен день відрядження, тому практично:

   • у внутрішньому Положенні або в наказі ви визначаєте, що, наприклад, добові складають 80 євро за день, а аванс у гривні розраховується за курсом НБУ на дату видачі авансу;
   • при виплаті авансу перераховуєте 80 євро × кількість днів × курс НБУ на дату виплати;
   • потім для контролю неоподатковуваного ліміту перераховуєте 80 євро за курсом НБУ на кожен день відрядження (за пп. 170.9.1 ПКУ), і якщо фактично видана гривнева сума перевищує суму, розраховану за щоденним курсом, перевищення стає оподатковуваним доходом.

4. Фіксація порядку у внутрішніх документах. Щоб уникнути спорів, у Положенні про відрядження варто прямо прописати:

   • чи видається аванс і за яким курсом визначається гривневий еквівалент добових (наприклад, курс НБУ на дату видачі авансу чи на дату затвердження авансового звіту);
   • що розмір добових за кордон встановлений у сумі, яка не перевищує ліміт за пп. 170.9.1 ПКУ, а сума перевищення вважається оподатковуваним доходом працівника.

Найбільш безпечний варіант: у наказі фіксуєте поїздку на власному авто, у Положенні – механізм розрахунку гривневої суми добових та перевірку ліміту 80 євро за кожен день.