Для підтвердження рекламної акції необхідно мати відповідні документи, такі як наказ керівника про проведення акції та ізвіт про безоплатну роздачу. Також потрібно скласти калькуляцію, зя якої видно, що витрат на збут потрапили до повної собівартості. А ціна продажу вашої продукції має бути вище повної собівартості.

Дт 209 / 22 Кт 631 — оприбутковано парасолі, каву, календарі
Дт 93 Кт 209 — передача на витрати на рекламу

У BAS облік такої роздачі можна оформити через документ "Вимога-накладна" з рахунком витрат 93 (витрати на збут).

ПДВ. Зір, категорія 101.06 (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42992):

Операції з безоплатного розповсюдження продукції є об’єктом оподаткування ПДВ.
Якщо вартість безоплатно переданих товарів, придбаних з ПДВ (в т.ч. для проведення маркетингових/рекламних заходів), включається до складу вартості оподатковуваних операцій з постачання (реалізації) інших, у тому числі самостійно виготовлених товарів/послуг та компенсується їх споживачами, збільшуючи при цьому базу оподаткування ПДВ, то такі товари/послуги вважаються використаними в оподатковуваних операціях і за такою операцією податкові зобов’язання з ПДВ не нараховуються.
У разі якщо вартість безоплатно переданих товарів та наданих послуг, придбаних з ПДВ, не включається до складу вартості оподатковуваних операцій з постачання (реалізації) самостійно виготовлених товарів/послуг, то така передача/надання товарів/послуг розглядається як операція з безоплатного постачання товарів/послуг, яка є об’єктом оподаткування ПДВ та оподатковується у загальновстановленому порядку, виходячи із бази оподаткування ПДВ, визначеної п. 188.1 ст. 188 Податкового кодексу України. За такою операцією платник податку зобов’язаний скласти дві податкові накладні та зареєструвати їх в Єдиному реєстрі податкових накладних: одну – на суму, розраховану виходячи з фактичної ціни постачання, іншу – на суму, розраховану виходячи з перевищення ціни придбання/балансової (залишкової) вартості/звичайної ціни таких товарів/послуг над фактичною ціною їх постачання/передачі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!