Заголовок тимчасово відсутній

На нашу думку, якщо фізособа загубила чек на куплений за готівку товар, то Ваші дії і дії працівника можуть бути наступними:

1) фізособа подає Вам авансовий звіт, до якого додає пояснювальну записку про придбання для підприємства певних ТМЦ на певну суму, які були оплачені ним готівкою, але при цьому чек РРО загубився. Ціну товару можна підтвердити роздруківкою сайту того магазину в якому він придбав цей товар (за наявності)

2) керівник підприємства затверджує цей авансовий звіт в сумі, яку вказав працівник, або в іншій сумі, яка визначається на підставі відкрити джерел про ринкову ціну однорідних товарів (дані сайтів роздрібних торговців).

Форма Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт затверджена наказом МФУ від 28.09.2015 № 841, в редакції наказу від 09.05.2023 № 239 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text).

Таке відшкодування фізособі буде проведене з нарахуванням ПДФО (18 % з "натуральним коефіцієнтом", п. 164.5 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?find=1&text=8707#n3627) та ВЗ (5%, без натурального коефіцієнта), це визначає ст. 164 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?find=1&text=8707#n3627) - до місячного оподаткованого доходу включається:

"164.2.11. сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до пункту 170.9 статті 170 цього Кодексу;"

Ст. 170 ПКУ визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?find=1&text=8707#n3965):

"170.9.1. Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:

...б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

...Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти/електронні гроші, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку..."

Отже, якщо відсутні документи про придбання товару, то фактичні витрат платника визнаються такими, що дорівнюють 0 грн.

Тому всі виплачені працівнику кошти за придбані ТМЦ будуть оподатковані ПДФО та ВЗ

В обліку можливо провести так, наприклад:

Дт 209 Кт 372 - 1000 грн. - затверджений авансовий звіт з ціною придбання ТМЦ 1000 грн.

Дт 372 Кт 301, 311 - 1000 грн. - виплачені фізособі кошти за даним наданого авансового звіту.

Дт 661 Кт 641 - 1000 / (100 % - 18 %) х 18 % = 219,51 грн. - утриманий з зарплати ПДФО по цьому авансовому звіту

Дт 661 Кт 642 - 1000 х 5% = 50 грн - утриманий ВЗ

Податки сплачуються в день нарахування /виплати доходу (п. 168.1.2 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?find=1&text=8707#n3877) - або в день виплати працівнику коштів по затвердженому звіту, або в строки виплати заробітної плати за 2-гу половину місяця, оскільки такий дохід нараховується (включається) до доходу відповідного місяця, в якому затверджений авансовий звіт

ЗІР (103.07, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40184):

"Яким чином податковий агент повинен нарахувати та утримати податок на доходи фізичних осіб з доходу у вигляді надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих фізичною особою на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені строки?
Відповідь:
Повинен нарахувати на суму такого перевищення податок на доходи фізичних осіб за ставкою 18 відс. та утримати суму податку за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку."

У додатку 4ДФ Податкового розрахунку ці суми вказують з ознакою доходу – «118».

ЄСВ не нараховується, адже ці кошти не входять до фонду оплати праці.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!