Первинні документи - це документи, які фіксують факт здійснення господарської операції (надходження, продаж, доставка, отримання коштів) і є юридичним підтвердженням для бухгалтерського, податкового та управлінського обліку.

Закон «Про бухгалтерський облік» (ст. 9) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 встановлює обов’язкові реквізити: назва документа, дата складання, назва суб’єкта, зміст операції, одиниця виміру, кількість і ціна, підписи відповідальних осіб (або електронні підписи, якщо в цифровій формі).

Первинні документи потрібні: для відображення доходів і витрат у бухгалтерії, для податкової звітності (ПДВ, прибуток),для доказової бази при перевірках ДПС, для захисту прав і обов'язків продавця і покупця.

1. Придбання товару: де ми його взяли і як він потрапив до ТОВ. Тобто задокументувати факт надходження. Цей етап підтверджує право власності на товар, витрати на закупівлю, вхідну вартість для податкового обліку (у т.ч. ПДВ).

Первинні документи при придбанні товару наступні:

• Придбання товару: договір, рахунок на оплату, накладна від постачальника, ВМД (при імпорті)


• Транспортування: товарно-транспортна накладна (ТТН)


• Переміщення із складу на склад (при необхідності): внутрішня накладна (прихідна)


• Оплата постачальнику - банківська виписка

Ці документи потрібні для підтвердження витрат.

2.1. Підтвердження надходження коштів від покупців. ТОВ, яке працює через інтернет-магазином, отримує оплату від фізичних осіб через різні канали. Для бухобліку важливо підтвердити факт надходження коштів, а саме:

• LiqPay, Fondy, WayForPay - звіт платіжної системи + банківська виписка


• Переказ на рахунок (IBAN) - банківська виписка


• Розрахункова операція або готівка (через кур’єра або офлайн) - Фіскальний чек з РРО / ПРРО


• Післяплата (через пошту або логіста) - звіт від пошти + фіскальний чек ПРРО

Надходження має бути зафіксоване документально, і цей документ має вказувати покупця, суму, призначення платежу.

2.2. Продаж товару - це передача товару покупцю, яка також має бути підтверджена первинними документами:

• Відвантаження товару - накладна на відпуск (внутрішній документ)


• Доставка товару - товарно-транспортна накладна (ТТН) або звіт служби доставки


• Замовлення товару - електронне підтвердження з CRM / CMS / e-mail


• Розрахунок з покупцем - фіскальний чек або банківська виписка (розглянули більш детально вище)

2.3. ПРРО: коли потрібен. ПРРО (програмний РРО) - це цифровий аналог касового апарату, який потрібен при здійсненні розрахункових операцій згідно із Законом №265/95 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n3. Розрахункова операція - це приймання готівки або електронних платіжних засобів (LiqPay, Apple Pay, Google Pay тощо). Коли ТОВ зобов’язане застосовувати ПРРО:

• LiqPay, Fondy, WayForPay (еквайринг)


• Післяплата через Нову пошту


• Банківський переказ заходять кошти через рахунок 2924 - можуть викликати питання з боку ДПС щодо застосуванняПРРО


• Готівка при отриманні

Які документи формуються через ПРРО: фіскальний чек (електронний або паперовий), звіт про закриття зміни,
Z-звіт (підсумковий).

Чек потрібно видати: до або під час продажу (або доставки), електронно (на email, SMS, QR).

А також рекомендуємо ознайомитися з Законом про електронну комерцію https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/675-19#n3

Раді допомогти, звертайтесь ще!