За даними МД та Наказу № 1011 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v1011201-12#Text) - у Вас відбувся звичайний імпорт цієї запчастини.

При цьому в обліку у Вас мало б бути відображено (якщо за договором ця запчастина не переходить до Вас у власність, а має бути передана Вашому покупцю як заміна по гаранатії):

1) отримання запчастини від нерезидента на заміну по гарантії

Дт 0251 - оприбуткували запчатину на забаланс, режим імпорт (інвойс)

Кт 0251 - передали запчастину на Вашого покупця (видаткова накладна - поміткою гарантійна заміна)

2) отримання запчастини пошкодженої від покупця і відправка на нерезидента:

Дт 0252 - отримали від покупця (видаткован накладана - з поміткою - повернення запчастини на заміну)

Кт 0252 - передали нерезиденту в режимі реімпорту (видаткова накладна з поміткою - повернення запчастини по гарантії)

ЗІР (101.15, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=35876):

"Чи складається розрахунок коригування до податкової накладної, у разі якщо протягом гарантійного періоду на виконання гарантійного зобов’язання відбувається заміна частини (деталі) такого товару, не зазначеної окремим рядком в податковій накладній?
Відповідь:
При здійсненні протягом гарантійного періоду на виконання гарантійного зобов’язання операції з гарантійної заміни частини (деталі) поставленого товару відбувається надання послуги з гарантійного обслуговування, а не постачання чи повернення окремої деталі. Тому розрахунок коригування до податкової накладної, що була складена за операцією з постачання такого товару, не складається.
В той же час надання будь-яких висновків щодо кожного конкретного випадку виникнення податкових взаємовідносин, у тому числі й тих, про які йдеться у питанні, можливе за результатами аналізу документів та матеріалів, що дадуть змогу однозначно ідентифікувати предмет запиту. Тому рекомендуємо платникам із порушеного питання звертатися до ДПС для отримання індивідуальної податкової консультації.".

Отже, якщо заміняється тільки частина поставленого обладнання (запчастина), яка при поставці не мала окремої вартості, то продавець не складає на українського покупця РК та нової ПН.

І оскільки сам український продавець фактично виконав тільки передачу запчастини по гарантії від нерезидента своєму покупцю, то операція в обліку у такого резидента-продавця може бути відображена тільки по забалансовим рахункам.

Тому додатково рекомендуємо отримати ІПК по цій ситуації і Вам

Раді допомогти, звертайтесь ще!