Заголовок тимчасово відсутній

Електронний цифровий підпис юридичної особи можна оформити усім працівникам, які за посадовими обов’язками підписують документи в компанії.

Надати право підпису конкретних документів керівник підприємства може двома способами – або працівникам підприємства шляхом видання наказу на право підпису або довіреності на представлення інтересів підприємства.

Зразки наказів:

Наказ про делегування права підпису видаткових накладних

Наказ про делегування права накладати кваліфікований електронний підпис під час здійснення банківських операцій за рахунками підприємства

Електронні форми первинних документів, а також архів файлів звітності повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях (згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851).

Податківці у підкатегорії 129.03 «ЗІР» зауважили, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як визначено ст. 44 ПКУ.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Ви можете зберігати їх або "у хмарі" або на змінних носіях (флешки) або на комп'ютерах (серверах).

Формат вивантаження документів, залежить від програмного забезпечення, яке Ви використовуєте для ЕДО.

Якщо говорити за формат PDF, то можна виділити три основні акценти:

- формат PDF можна використовувати як копію, але він не може бути оригіналом документа і потрібен лише для красивої візуалізації, адже фактичного підпису на документі у такому вигляді немає;

- вивантажуючи файл PDF з форматом підпису Cades, ви отримаєте один файл формату PDF, включаючи інформацію електронний підпис. Якщо хтось внесе зміни до такого PDF, то електронний підпис з документа зникає. (Загалом такий е-документ можна відкрити будь-якою програмою, що читає формат PDF, наприклад Adobe Reader або PDF Xchange. Однак, у такому варіанті вивантаження ви не побачите візуалізацію власноручного підпису, навіть якщо він був налаштований у вас у програмі. Все тому, що цей формат не передбачає додаткових полів для документа (навіть якщо це картинка), але на самому документі КЕП зберігається.);

- вивантаження документу PDF з форматом підпису P7S передбачає вивантаження декількох файлів. Тобто сам документ вивантажується у звичайному форматі PDF, а до нього окремими файлами, у форматі P7S, вивантажуються всі підписи, що були накладені на документ. Відповідно, під час перевірки потрібно звіряти сам файл і підпис, що йому належить. Звичайно ж у такому форматі вивантаження ви не побачите візуалізацію підпису на документі у вигляді картинки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!