Працівник має відзвітувати за отриманий аванс на відрядження, навіть без підтвердних документів.

Аванс на відрядження виплачували на підставі наказу про відрядження. Є в ньому пункт для бухгалтера – виплатити аванс. З наказом про відрядження має бути під підпис ознайомлений працівник.

По поверненню із відрядження працівник має відзвітувати. Якщо навіть у нього не має підтвердних документів по проїзду і проживанню, є отримані добові. Добові не потребують підтвердження. Це прямо прописано в пп. «а» пп. 170.9. 1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965.

Термін звітування встановлюється кожним підприємством індивідуально на локальному рівні. Граничний термін звітування з метою оподаткування - до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Сума добових визначається в разі відрядження у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. Такими є документи на проїзд у відрядження та проживання у відрядженні. За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. Це пряма норма пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Отже, в описані ситуації добові будуть оподатковуватися в порядку, визначеному в п. 164.5 ПКУ. Тобто база нарахування ПДФО розраховується із коефіцієнтом (3000,00 х 1,219512) х 18%. ВЗ (3000,00 х1,5%). В 4 ДФ ознака доходу «118».

Видали аванс на відрядження: Дт 372 Кт 311. Поки працівник не відзвітує заборгованість по авансу висить в обліку. По звіту робите проведення Дт 92 чи інший витратний Кт 372.

Бухдовідкою треба нараховувати ПДФО/ВЗ із суми добових. Це проведення Дт 661 Кт 641/ПДФО та 642 ВЗ. Утримати податки можна із зарплати. Перерахування буде звичайне проведення Дт 641/ПДФО та 642 Кт 311 в складі податків із зарплати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!