Не все так однозначно

Відрядження на авто працівника має бути зазначено у наказі про відрядження. До того, використання авто працівника у госпдіяльності підприємства має бути документально оформлене. Тут можливо декілька варіантів.

1.Оренда авто (як правило довготривале використання, не разова поїздка). Має бути догові оренди. Акт приймання - передачі авто.

2. Договір позички авто. Аналог оренди, але безкоштовне користування. Договір, акт приймання – передачі.

В обох варіантах має бути подорожній лист на службове авто. Списання пального на витрати за нормами, затвердженими підприємством .

3.Використання авто працівника за його заявою, на підставі якої видається відповідний наказ. Це може бути платне (компенсація) або безоплатне користування. В такому разі авто не передається по акту приймання передачі, його працівник використовує на власний розсуд. В такому разі для можливості компенсувати пальне доцільно зробити техзавдання із затвердженим маршрутом відрядження + подорожній лист із пробігом за маршрутом + чеки на заправку пального + норми списання на витрати.

В наказі про відрядження доцільно доручити працівнику придбавати пальне (за потреби) власним коштом із подальшою компенсацією. Це важливо, з огляду на позицію податківців з питання ПДФО по компенсації витрат на придбання чогось для підприємства коштом працівника (наказ МФУ від 26.04.2019 р. № 181).

З огляду на це, податківці пояснюють питання оподаткування компенсації пального так: сума відшкодування платнику податку вартості пального, використаного під час перебування у відрядженні на власному автомобілі, включається до загального оподатковуваного доходу та оподатковується на загальних підставах. Однак, паливо придбане за підзвітні кошти, оприбутковане на баланс підприємства та списаного відповідно підтверджуючих документів на відрядження працівника на власному автомобілі не є об’єктом оподаткування ПДФО, військовим зборов та єдиним внеском https://zt.tax.gov.ua/baner/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dly

Отже потрібно подбати про всі документи та доручення на придбання пального коштом працівнику у відрядженні. За підзвітом зробите проведення Дт 203 Кт 372, Дт 92 чи інший рахунок витрат Кт 203.

Раді допомогти, звертайтесь ще!