Заголовок тимчасово відсутній

Добрий день. Наш працівник був у відрядженні за кордоном на службовому авто. За кордоном заправив автомобіль власною карткою. При поверненні надав в бухгалтерію виписку з рахунку, чек загублено. Як списувати пальне в даній ситуації? адже відсутні дані про кількість літрів купленого пального, неможливо перевірити норму його списання.

ІК

Ірина, консультант

експерт

30.05.2024 | 14:43

Очікує відповідь

Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком). Відповідно до п. 170.9.3. документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

Документальне підтвердження є для витрат на відрядження обов’язковим. Тобто, відшкодування витрат на відрядження за кордоном можливе за умови наявності підтверджуючих документів https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/705512.html

До підтвердних документів належать:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти; документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат (абзаци п’ять - десять пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

На нашу думку, у вашому випадку або забути про витрати, або підтвердити придбання пального водієм. Передусім водій має написати пояснювальну записку з викладенням обставин загублення фіскального чека. Потім бухгалтер долучить пояснювальну записку та Бухгалтерську довідку, в якій буде описано обставини справи, до своїх первинних документів. Є ймовірність, що під час перевірки ревізори не погодяться, що це є належними первинними документами. Навіть, так як ви дійсно, отримали пальне та використали його в своїй господарській діяльності, але відсутність фіскального чека може бути підставою для позбавлення витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!