Заголовок тимчасово відсутній

1. Якщо йде мова про е-первинку, то додатково дописувати ПІП особи/посаду, яка підписала е-документ від імені ЮО не можна. Потрібно врахувати, що така ідентифікація чітко прослідковується в реквізитах ЕЦП/КЕП, які накладаються на документи. І якщо роздрукувати такий електронний документ на папері, у вигляді, що забезпечує «візуальне подання електронного документу на папері» та завірити в установленому порядку, то розшифровку ПІП ми там повинні побачити, тобто такі дані мають бути вдруковані відправником документу ще до моменту його підписання сторонами. Будь-яка додаткова інформація не має бути права Вами прописана на копії електронного документу чи роздрукованому примірнику, оскільки він втратить юридичну силу.

Детально на вебінарі від лектора Ірини Губіної «Електронний документообіг – організація, недоліки, виправлення помилок в е-документах» 👉 https://7eminar.ua/events/3032/5682 2. Граничного/максимального терміну підписання е-первинки не передбачено.

Тут питання більше виникає не в тому який максимальний термін, а в іншому – як проводити такі документи в бухобліку, якщо на момент закриття бухрегістрів, складання фінзвітності у Вас не буде підписаних документів? Адже юридичної сили вони набувають лише після накладення підписів з двох сторін. Якщо Ви готові складати у таких випадках паперові аналоги, то проблем з підписанням з більш пізніми датами не буде.

Зараз ми вже маємо узгоджену позицію Мінфіну і ДПС про те, на яку дату орієнтуватися бухгалтерові, якщо дати складання і дати підписання документів не збігаються (див. лист Мінфіну від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178, лист ДПС від 05.08.2020 р. № 3195/ІПК/99-00-05-06-02-06). Їх висновки зводяться до того, що для облікових цілей важлива не дата підписання первинки (дата накладення електронного підпису), а дата (період) здійснення госпоперації. Зазначимо, що тепер це безпосередньо закріплено і в п. 187.1 ПКУ: «для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису». Проте слід пам’ятати, що юридичну силу первинний документ матиме тільки після того, як буде підписаний сторонами. Що це означає? Припустимо, операція була здійснена в червні, а документ був підписаний сторонами в наступному (наступних) місяцях: — якщо документ був підписаний до формування облікових регістрів за період, в якому здійснена операція, то цей документ є своєчасним. І те, що він підписаний наступним місяцем, жодного значення не має. Проводимо його як звичайний своєчасний документ в періоді здійснення операції, тобто в червні; — якщо на момент формування облікових регістрів за відповідний місяць документ так і не підписаний (або підписаний тільки однією стороною), то по суті для електронного первинного документа діють ті ж правила, що і для його паперового аналога. ТОБТО ДОКУМЕНТ ОТРИМАНИЙ ІЗ ЗАПІЗНЕННЯМ, адже ми розуміємо із запитання, що граничний термін подання фінзвітності за 2022 рік сплинув 28.02.2023, а на цю дату підписаного документу у Вас не було. У такому разі до підписання електронного документа відобразити операцію в обліку (у періоді її здійснення) можна на підставі внутрішнього первинного документа («самоакта»). Електронний документ містить мітку часу — зафіксовані дату і час підписання документа.

3. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;

• назва документа (форми);

• дата складання;

• зміст та обсяг господарської операції;

• одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);

• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-ХІV; Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88; далі — Положення № 88).

При цьому, залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можна включити додаткові реквізити. До таких дод. реквізитів може бути віднесена печатка.

Тому її наявність чи відсутність на правильність складання документу не впливає. Раді допомогти, звертайтесь ще