КЕП для відповідального за військовий облік: чи потрібно оформлювати всім із 13 серпня

1. Хто працює з військово-обліковими даними в «Дії»
2. Хто має підписувати повідомлення в «Дії»
3. Чи потрібен КЕП відповідальній особі
4. Чи може відповідальна особа сама підписати повідомлення
5. Як оформити КЕП відповідальної особи через ПриватБанк
6. Висновок

Хто працює з військово-обліковими даними в «Дії»

Правила звіряння даних списків персонального військового обліку з відомостями Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів визначені Додатком 28-1 до Порядку організації та ведення військового обліку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Правила).

Згідно з п. 3 Правил звіряння даних здійснює відповідальна за ведення військового обліку особа, керівник підприємства або уповноважена особа, яка має право вчиняти дії від імені юридичної особи відповідно до відомостей ЄДР.

Тобто відповідальна особа може працювати з інформацією та формувати відповідні повідомлення в електронній формі. Однак формування повідомлення та його остаточне підписання – це не одне й те саме.

Хто має підписувати повідомлення в «Дії»

Правила прямо визначають, що повідомлення, сформоване та підписане відповідальною особою, надалі підписує керівник підприємства або уповноважена особа.

Так, відповідно до п. 4 Правил, повідомлення про отримання відомостей про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають у трудових відносинах із підприємством, підписує керівник або уповноважена особа шляхом накладення КЕП або УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Аналогічна вимога встановлена й щодо інших повідомлень:

1. Повідомлення про внесення змін. Пункт 8 Правил передбачає: повідомлення про внесення змін до списку, сформоване та підписане відповідальною особою, підписує керівник підприємства або уповноважена особа КЕП або УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті.
2. Повідомлення про проведення звіряння. За п. 12 Правил повідомлення про проведення звіряння даних списку також формується та підписується відповідальною особою, але остаточно його підписує керівник або уповноважена особа.

Отже, відповідальна особа фактично готує інформацію, а юридично значущим підписантом повідомлення є керівник або належним чином уповноважена особа. Це роз’яснюють й в Підтримці «Дія»:

Чи потрібен КЕП відповідальній особі

З наведених норм випливає важливий практичний висновок:

окремий КЕП відповідальної за військовий облік особи не є обов’язковою умовою для подання таких повідомлень через «Дію»

На практиці зазвичай керівник авторизується в «Дії» власним КЕП, а вже після цього відповідальна особа працює в сервісі та готує необхідні дані. Коли все готово, відповідальна особа може покликати керівника, щоб той перевірив інформацію і наклав власний КЕП.

Отже, лише через появу з 13 серпня нових сервісів для військового обліку оформлювати КЕП усім відповідальним особам підприємства не потрібно.

Водночас власний КЕП відповідальної особи може бути зручним у роботі, якщо підприємство хоче розмежувати технічну підготовку документів і відповідальність за їх подання. Але це вже питання організації роботи підприємства, а не загальної вимоги Правил.

Чи може відповідальна особа сама підписати повідомлення

Тут важливо не плутати підпис відповідальної особи під час формування документа та остаточний підпис керівника.

Правила прямо використовують формулювання «сформоване та підписане відповідальною особою», після чого зазначають, що повідомлення підписується керівником

Тому наявність КЕП відповідальної особи не скасовує необхідності підпису керівника, який має підписати відповідне повідомлення.

Саме тому отримувати окремий КЕП відповідальному за військовий облік виключно для подання цих повідомлень через «Дію» не обов’язково.

Як оформити КЕП відповідальної особи через ПриватБанк

Якщо підприємство все ж вирішило, що відповідальній особі зручніше мати власний КЕП, його можна оформити, зокрема, через ПриватБанк.

Відразу зазначимо: КЕП для роботи в «Дії» – це не звичайний КЕП фізичної особи, який працівник може самостійно згенерувати для особистих потреб.

Для роботи з сервісами «Дії» у межах військового обліку це можливо лише з КЕПом, де вказано ЄДРПОУ компанії.

Крок 1. Додайте працівника

Працівник має надати керівнику номер телефону, який є його фінансовим номером у ПриватБанку.

Керівник заходить у Приват24 для бізнесу та:

1. відкриває «Налаштування» біля назви компанії;
2. переходить у «Доступ до послуг»;
3. обирає розділ КЕП;
4. натискає додавання співробітника;
5. вказує ПІБ працівника та його фінансовий номер телефону;
6. обирає варіант із внесенням реквізитів та генерацією ключів УЕП;
7. підписує операцію у Приват24 для бізнесу.

Після цього статус має змінитися на «Взято в роботу». Орієнтовно через 15 хвилин працівник зможе перейти до генерації ключа

Крок 2. Згенеруйте КЕП

Після отримання повідомлення про можливість оформлення КЕП працівник може самостійно згенерувати ключ.

Для цього:

1. на комп’ютері відкрийте Приват24 для бізнесу в браузері Chrome;
2. авторизуйтеся за номером телефону та паролем;
3. за потреби підтвердьте вхід через застосунок або іншим способом, запропонованим системою;
4. оберіть підприємство;
5. перейдіть до послуги генерації ключа КЕП;
6. оберіть спосіб роботи – з мобільним застосунком або без нього;
7. оберіть файловий КЕП;
8. встановіть пароль для нового ключа;
9. виберіть папку на комп’ютері або флешку, де буде збережено ключ;
10. натисніть «Згенерувати ключ»;
11. за потреби підтвердьте операцію в застосунку Приват24;
12. завантажте та перевірте збережений КЕП.

Пароль до ключа необхідно зберігати в безпечному місці та не передавати іншим особам

Висновок

1. Із 13.08.2026 відповідальним за військовий облік не потрібно масово оформлювати власні КЕП лише через запуск нових сервісів «Дії».
2. За Правилами відповідальна особа може формувати відповідні повідомлення, але остаточно їх підписує керівник підприємства або уповноважена особа КЕП чи УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті. Тому підприємство може працювати без окремого КЕП відповідальної особи.
3. Власний КЕП відповідальної особи – це радше зручний робочий інструмент, а не новий обов’язок для всіх відповідальних за військовий облік з 13 серпня 2026 року.

Джерело: kadroland

Читайте більше:

З 1 вересня Україна офіційно переходить на «Купину»: що буде з вашими КЕП

Що таке КЕП та нащо він потрібен: роз'яснення від ДПС

Як накласти КЕП ДПС на Word, Excel і PowerPoint файли

Замінили смартфон – оновіть КЕП: що потрібно знати користувачам хмарного підпису ДПС

Чи потрібно змінювати КЕП від ДПС через перехід на стандарт «Купина»

Чи можна мати декілька КЕП: роз'яснення від ДПС