Як бухгалтеру скоротити час на роботу з первинними документами: кейс використання ЕДО FlyDoc компанією СОФТКОМ
Робота з первинними документами – одна з найбільш трудомістких ділянок бухгалтерії. У СОФТКОМ ці процеси вдалося суттєво автоматизувати завдяки FlyDoc – модулю ЕДО для BAS. Ділимося досвідом, як використання рішення дозволило розвантажити бухгалтерію, скоротити кількість ручних операцій і зберегти ефективність роботи, навіть попри збільшення обсягів документообміну на 70%
Чому з-поміж всіх ЕДО-рішень СОФТКОМ обрав ЕДО FlyDoc
Основною причиною вибору стало те, що модуль FlyDoc інтегрується в систему автоматизації BAS. Відповідно в одній програмі здійснюється облік та обмін документами – це забезпечує ряд унікальних можливостей користувачам, а також звільняє від потреби придбання додаткових рішень, експорту/імпорту документів між ними.
Для СОФТКОМ це був природний вибір ще й тому, що СОФТКОМ є співрозробником модуля FlyDoc. З моменту створення сервісу в 2017 році усі нові функції спочатку проходять перевірку в наших власних бізнес-процесах, а вже потім стають доступними користувачам. Тому цей кейс – не лише про використання готового рішення, а й про багаторічний досвід його вдосконалення на практиці.
Як відбувався запуск ЕДО FlyDoc
Запуск FlyDoc для СОФТКОМ здійснювався в 2 етапи, і на кожному з них бухгалтерія отримала свої переваги.
Перший етап – використання основного функціоналу FlyDoc.
На цьому етапі бухгалтерія СОФТКОМ почала активно використовувати можливості модуля.
✖ До початку роботи з FlyDoc | ✔ Після запуску FlyDoc |
Вивантаження даних з облікового рішення для накладання КЕП та відправки контрагентам через ЕДО-програму. | Створення, підписання КЕП, відправлення та отримання документів безпосередньо в обліковій програмі – без вивантаження даних. |
Створення облікових та електронних документів вимагало повторного введення даних. | Автоматичне створення облікових документів на підставі електронних та навпаки. |
Статуси документів потрібно було перевіряти вручну в програмі для ЕДО. | Статуси документів оновлюються автоматично прямо в обліковій програмі в 1 клік. |
Пошук невідповідностей між електронними та обліковими документами здійснювався бухгалтером вручну. | Автоматична звірка відповідності даних електронних та облікових документів. |
Відправка документів за розкладом була мрією бухгалтерів. | Відправка за розкладом рахунків, актів тощо відбувається щодня, здійснюються як групові відправки, так і подокументні. |
Другий етап – подальше розвантаження бухгалтерії.
Як кажуть, апетит з їжею прибуває. Вбудований в облікову програму модуль FlyDoc дозволив не зупинятися й далі розвантажувати бухгалтерію від одноманітних рутинних задач. Таким чином були реалізовані:
1. Відправка документів силами менеджерів по роботі з клієнтами.
Щодня менеджери СОФТКОМ надсилають клієнтам десятки рахунків. Раніше до цього процесу часто долучалася бухгалтерія, що збільшувало її навантаження та впливало на швидкість відправки.
Тепер завдяки FlyDoc менеджери отримали можливість самостійно відправляти документи безпосередньо з BAS.
Їм достатньо обрати який документ та кому необхідно відправити – і через кілька хвилин він відправиться клієнту. Завдяки безшовній інтеграції FlyDoc з BAS система автоматично виконує необхідні розрахунки та надсилає всі наявні в черзі документи зі встановленою періодичністю.


У результаті бухгалтерія звільнилася від великої кількості однотипних операцій, а менеджери стали більш самостійними
2. Автоматичні сповіщення про зміну статусу документів на пошту та у FlyDoc
Завдяки FlyDoc відпала потреба в постійній перевірці статусів актів, накладних тощо. Під час відправки документа достатньо вказати хто та яким чином має отримати повідомлення щойно контрагент виконує будь-яку дію з ним.
Такі сповіщення можна отримувати в сам модуль FlyDoc та на email.



У результаті бухгалтерії більше не потрібно витрачати час на постійний моніторинг документообігу – система сама повідомляє відповідальних осіб про зміну статусу документів
Як змінилася робота бухгалтерії завдяки ЕДО FlyDoc
Сьогодні фінансовий департамент СОФТКОМ працює за принципом «менше часу на документи – більше на важливі задачі». Модуль використовується практично на кожному етапі роботи з документами – від створення до погодження контрагентом чи державою. І все це в звичному інтерфейсі облікової системи.
За 8 років використання FlyDoc документообіг СОФТКОМ зріс на 70% – це понад 200 тис. документів на рік, тоді як кількість бухгалтерів залишилася незмінною
Попри таке навантаження, співробітники бухгалтерії працюють у звичному режимі, а обмін документами залишається швидким, стабільним і керованим.
Завдяки FlyDoc фінансовий департамент СОФТКОМ:
- майже не працюють з первинними документами – рахунки та акти клієнтам автоматично надсилають персональні менеджери;
- працюють із податковими накладними та відправляють запити до ЄРПН одразу з BAS;
- вільно редагують податкові накладні будь-коли до моменту їх підписання, що особливо корисно за наявності округлення сум чи інших невідповідностей;
- контролюють статуси документів завдяки автоматичним сповіщенням;
- створюють облікові документи на підставі отриманих електронних і навпаки;
- швидко знаходять та виправляють помилки між електронними та обліковими документами;
- зберігають всі електронні документи в єдиній базі BAS, разом із обліковими;
- за потреби погоджують договори направлені іншими відділами;
- та багато іншого.
Ознайомтеся з детальним описом кейсу використання FlyDoc компанією СОФТКОМ.
Досвід СОФТКОМ показує, що електронний документообіг – це не просто відмова від паперу. Насамперед це інструмент, який допомагає бухгалтерії позбутися рутини, працювати швидше та зосереджуватися на завданнях, які дійсно потребують професійної уваги.
Якщо ви хочете так само прискорити роботу з документами, спростити взаємодію з контрагентами та звільнити бухгалтерів від рутинних операцій – саме час зробити перший крок.
Спробуйте FlyDoc безкоштовно та оцініть усі можливості сервісу на власному досвіді.
Якщо виникнуть питання, звертайтеся! Фахівці СОФТКОМ проконсультують:
- 067 113 49 43, 044 390 61 87
Пенсія по інвалідності чи за віком: коли перехід може бути невигідним
Людина, яка має право на кілька видів пенсії, може самостійно обрати той варіант, який є для неї вигіднішим. Водночас перехід із пенсії по інвалідності на пенсію за віком не завжди означає збільшення виплати. На розмір пенсії по інвалідності II групи, зокрема, впливає додатковий страховий стаж – від дня встановлення інвалідності до досягнення 60 років. Для тих, хто після призначення пенсії по інвалідності продовжував працювати та набув щонайменше 24 місяці стажу, під час першого переходу на пенсію за віком діють правила нового призначення

Чи потрібно після переходу з ЄП продовжувати подавати декларацію єдинника наростаючим підсумком
Якщо ФОП або юридична особа були на єдиному податку 3 групи 5% в 1 кварталі, а з 2 кварталу перейшли на загальну систему оподаткування, то чи потрібно здавати звіт по єдиному податку за півріччя?

Код виду сплати: важливий реквізит для платників податків
Податківці нагадують про необхідність коректного заповнення платіжних інструкцій при сплаті податків, зборів та єдиного внеску. Особливу увагу слід приділити обов’язковим реквізитам, включаючи зазначення коду виду сплати, визначеного у відповідних додатках

Чому в Додатку Д1 не дає поставити «Ж» у жінок і «Ч» у чоловіків: що робити
Заповнюю новий квартальний Податковий розрахунок в ЕК. В додатку Д1 в графі 06 (жінка-Ж, чоловік-Ч) програма не дає проставити літери, вибиває помилку і перетворює букву на 0. Як вийти з даної ситуації?

У ФОПа не прийняли місячний Податковий розрахунок: як подати квартальну форму
ФОП подав Податковий розрахунок за квітень, червень за місячною формою. За травень прийшла квитанція про відхилення. Як у серпні подати звіт за травень за квартальною формою? Заповнювати лише показники травня і не продублювати дані квітня та червня?

Критично важливий статус: які документи перевіряє Комісія та коли оприлюднює рішення
Комісія з визначення підприємств критично важливих повідомила, що буде з документами, поданими до 10 серпня, але ще не розглянутими. Окремо роз’яснено порядок роботи Комісії, кількість пакетів документів на одному засіданні та строки оприлюднення протоколів

Мінфін готує реформу спрощенки: для окремих ФОП єдиний податок може зрости до 10%
Мінфін готує законопроєкт щодо реформування спрощеної системи оподаткування для ФОП. Серед запропонованих змін – перегляд умов роботи 2-ї та 3-ї груп єдиного податку, запровадження диференційованих ставок, зокрема до 10% для окремих послуг, а також обов’язкова ПДВ-реєстрація для частини спрощенців із 2028 року. Водночас конкретні категорії підприємців та види діяльності, яких стосуватимуться нові правила, поки не визначені

ЄСВ і ліквідація бізнесу: коли можна виправити помилки у звітності
Під час припинення діяльності роботодавців та ФОП особливого значення набуває своєчасне подання податкової звітності та коректне завершення розрахунків із бюджетом. Законодавство встановлює чіткі строки подання Податкового розрахунку та обмежує можливість внесення змін до ЄСВ-звітності після зняття платника з обліку, що пов’язано із завершенням процедури державної реєстрації припинення

ПН зареєстрували за рішенням суду через три роки: коли покупець має право на податковий кредит
Податківці роз’яснили, як визначати строк для формування податкового кредиту за податковою накладною, реєстрацію якої було зупинено, а згодом поновлено на виконання рішення суду. Зокрема, йдеться про ситуацію, коли ПН складена ще у липні 2023 року, але зареєстрована в ЄРПН лише у червні 2026 року. Важливо враховувати строки, передбачені п. 198.6 ПКУ, а також періоди їх зупинення або переривання

Довідник податкових пільг: що це таке і для чого він потрібен
Державна податкова служба України надає спеціальні довідники, які систематизують усі податкові пільги, встановлені законодавством. Ці документи допомагають платникам податків правильно заповнювати звітність, а контролюючим органам – перевіряти коректність застосування пільг

Нові правила медогляду та інші зміни в охороні праці: проєкт постанови КМУ
Уряд пропонує масштабно оновити правила у сфері охорони праці та промислової безпеки. Проєкт постанови передбачає цифровізацію ключових процедур, використання КЕП та скорочення паперового документообігу. Для частини робіт і обладнання підвищеної небезпеки планують перейти від дозвільного до декларативного принципу. Також пропонується спростити проведення медичних оглядів працівників та окремі процедури технічного контролю. Розповідаємо, які зміни може запровадити уряд для роботодавців і працівників

Отримання послуг від нерезидентів: ПДВ та податкова накладна
Операції з отримання українським платником ПДВ послуг від нерезидента (зокрема комісій онлайн-платформ, складських і логістичних послуг) підлягають оподаткуванню ПДВ за ставкою 20%, якщо місце їх постачання визначається як митна територія України. У такому випадку резидент виступає податковим агентом нерезидента, самостійно нараховує податкові зобов’язання, складає податкову накладну з умовним ІПН та відображає операції одночасно у податкових зобов’язаннях і податковому кредиті в декларації з ПДВ

З 1 вересня запрацюють нові правила грантової програми «Власна справа»
Міністерство економіки повідомило про оновлення грантової програми «Власна справа», яке набуде чинності з 1 вересня 2026 року. Програма передбачає нові підходи до підтримки запуску та масштабування бізнесу

Мобілізація жінок без дітей та обов’язковий військовий облік: які зміни пропонують
В Україні зареєстрували одразу кілька електронних петицій із пропозиціями змінити правила військового обов’язку для жінок. Ініціативи передбачають різні моделі – від поширення військового обов’язку на працездатних жінок без дітей до запровадження обов’язкового військового обліку, підготовки та призову жінок на рівних із чоловіками засадах. Водночас реєстрація петицій не змінює чинних правил мобілізації – для цього потрібні відповідні законодавчі зміни

Чиї документи ПФУ опрацьовує першочергово при оцифруванні трудової книжки
ПФУ продовжує переводити дані з паперових трудових книжок до електронного формату. Подати документи для оцифрування можна самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ, після чого статус звернення відображається в розділі «Мої звернення». Один із найпоширеніших статусів – «В роботі», і його тривале відображення не означає, що з документами виникла проблема. Опрацювання може тривати певний час через черговість звернень та необхідність перевірки поданих матеріалів

Нові правила підтвердження страхового стажу: ПФУ готує зміни до пенсійного порядку
Пенсійний фонд України планує оновити порядок подання та оформлення документів для призначення і перерахунку пенсій. Відповідний проєкт постанови оприлюднено для громадського обговорення на сайті СПО профспілок. Зміни мають врегулювати, зокрема, документи для дострокових пенсій за віком та пенсій по інвалідності, а також порядок поновлення пенсій через відеоконференцзв’язок. Окремо пропонується визначити механізм підтвердження страхового стажу, якщо необхідні відомості відсутні в державних інформаційних системах. Також проєкт уточнює правила перерахунку пенсій та підтвердження окремих періодів роботи за кордоном і в колишніх республіках СРСР

Житло понад 300 або 500 м²: чи діє пільга на додаткові 25 000 грн
Пільги з податку на нерухоме майно можуть встановлюватися органами місцевого самоврядування для окремих категорій платників. Водночас Податковий кодекс передбачає окрему фіксовану надбавку у розмірі 25 000 грн на рік за об’єкти житлової нерухомості, площа яких перевищує встановлені межі. Така надбавка має окремий порядок застосування і не є частиною бази оподаткування, яку можна зменшити місцевою пільгою. Тому навіть за наявності права на пільгу платнику доведеться сплатити додаткові 25 000 грн за кожен відповідний об’єкт

До 15 серпня – розгляд заяв, до 1 вересня – оновлений статус: нові деталі щодо критичності підприємств
До 10 серпня 2026 року підприємства, у яких не змінилися критерії визнання критично важливими, можуть скористатися спрощеною процедурою для підтвердження свого статусу. За інформацією, озвученою під час зустрічі Європейської Бізнес Асоціації з представниками профільних державних органів 16 липня, подані заявки планують опрацювати до 15 серпня, а в період з 15 серпня до 1 вересня підприємства, які відповідатимуть встановленим вимогам, отримають оновлений статус критично важливих. Також було анонсовано розширення функціоналу кабінету в «Дії» для контролю квоти на бронювання та наголошено, що реорганізація Мінекономіки, яка триватиме орієнтовно до вересня, не вплине на розгляд документів і процедури визначення критично важливих підприємств





