Заряджайте знання – оформлюйте передплату і отримуйте павербанк🎁

Як бухгалтеру скоротити час на роботу з первинними документами: кейс використання ЕДО FlyDoc компанією СОФТКОМ

Робота з первинними документами – одна з найбільш трудомістких ділянок бухгалтерії. У СОФТКОМ ці процеси вдалося суттєво автоматизувати завдяки FlyDoc – модулю ЕДО для BAS. Ділимося досвідом, як використання рішення дозволило розвантажити бухгалтерію, скоротити кількість ручних операцій і зберегти ефективність роботи, навіть попри збільшення обсягів документообміну на 70%

4

751

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


  1. Чому з-поміж всіх ЕДО-рішень СОФТКОМ обрав ЕДО FlyDoc
  2. Як відбувався запуск ЕДО FlyDoc
  3. Як змінилася робота бухгалтерії завдяки ЕДО FlyDoc


Чому з-поміж всіх ЕДО-рішень СОФТКОМ обрав ЕДО FlyDoc


Основною причиною вибору стало те, що модуль FlyDoc інтегрується в систему автоматизації BAS. Відповідно в одній програмі здійснюється облік та обмін документами – це забезпечує ряд унікальних можливостей користувачам, а також звільняє від потреби придбання додаткових рішень, експорту/імпорту документів між ними.


Для СОФТКОМ це був природний вибір ще й тому, що СОФТКОМ є співрозробником модуля FlyDoc. З моменту створення сервісу в 2017 році усі нові функції спочатку проходять перевірку в наших власних бізнес-процесах, а вже потім стають доступними користувачам. Тому цей кейс – не лише про використання готового рішення, а й про багаторічний досвід його вдосконалення на практиці.


Як відбувався запуск ЕДО FlyDoc


Запуск FlyDoc для СОФТКОМ здійснювався в 2 етапи, і на кожному з них бухгалтерія отримала свої переваги.


Перший етап – використання основного функціоналу FlyDoc.


На цьому етапі бухгалтерія СОФТКОМ почала активно використовувати можливості модуля.



✖ До початку роботи з FlyDoc

✔ Після запуску FlyDoc

Вивантаження даних з облікового рішення для накладання КЕП та відправки контрагентам через ЕДО-програму.


Створення, підписання КЕП, відправлення та отримання документів безпосередньо в обліковій програмі – без вивантаження даних.


Створення облікових та електронних документів вимагало повторного введення даних.

Автоматичне створення облікових документів на підставі електронних та навпаки.

Статуси документів потрібно було перевіряти вручну в програмі для ЕДО.

Статуси документів оновлюються автоматично прямо в обліковій програмі в 1 клік.

Пошук невідповідностей між електронними та обліковими документами здійснювався бухгалтером вручну.

Автоматична звірка відповідності даних електронних та облікових документів.

Відправка документів за розкладом була мрією бухгалтерів.

Відправка за розкладом рахунків, актів тощо відбувається щодня, здійснюються як групові відправки, так і подокументні.

Спробувати FlyDoc безкоштовно

Другий етап – подальше розвантаження бухгалтерії.


Як кажуть, апетит з їжею прибуває. Вбудований в облікову програму модуль FlyDoc дозволив не зупинятися й далі розвантажувати бухгалтерію від одноманітних рутинних задач. Таким чином були реалізовані:


1. Відправка документів силами менеджерів по роботі з клієнтами.


Щодня менеджери СОФТКОМ надсилають клієнтам десятки рахунків. Раніше до цього процесу часто долучалася бухгалтерія, що збільшувало її навантаження та впливало на швидкість відправки.


Тепер завдяки FlyDoc менеджери отримали можливість самостійно відправляти документи безпосередньо з BAS.

Їм достатньо обрати який документ та кому необхідно відправити – і через кілька хвилин він відправиться клієнту. Завдяки безшовній інтеграції FlyDoc з BAS система автоматично виконує необхідні розрахунки та надсилає всі наявні в черзі документи зі встановленою періодичністю.



У результаті бухгалтерія звільнилася від великої кількості однотипних операцій, а менеджери стали більш самостійними

2. Автоматичні сповіщення про зміну статусу документів на пошту та у FlyDoc


Завдяки FlyDoc відпала потреба в постійній перевірці статусів актів, накладних тощо. Під час відправки документа достатньо вказати хто та яким чином має отримати повідомлення щойно контрагент виконує будь-яку дію з ним.


Такі сповіщення можна отримувати в сам модуль FlyDoc та на email.




У результаті бухгалтерії більше не потрібно витрачати час на постійний моніторинг документообігу – система сама повідомляє відповідальних осіб про зміну статусу документів

Як змінилася робота бухгалтерії завдяки ЕДО FlyDoc


Сьогодні фінансовий департамент СОФТКОМ працює за принципом «менше часу на документи – більше на важливі задачі». Модуль використовується практично на кожному етапі роботи з документами – від створення до погодження контрагентом чи державою. І все це в звичному інтерфейсі облікової системи.

За 8 років використання FlyDoc документообіг СОФТКОМ зріс на 70% – це понад 200 тис. документів на рік, тоді як кількість бухгалтерів залишилася незмінною

Попри таке навантаження, співробітники бухгалтерії працюють у звичному режимі, а обмін документами залишається швидким, стабільним і керованим.


Завдяки FlyDoc фінансовий департамент СОФТКОМ:


  1. майже не працюють з первинними документами – рахунки та акти клієнтам автоматично надсилають персональні менеджери;
  2. працюють із податковими накладними та відправляють запити до ЄРПН одразу з BAS;
  3. вільно редагують податкові накладні будь-коли до моменту їх підписання, що особливо корисно за наявності округлення сум чи інших невідповідностей;
  4. контролюють статуси документів завдяки автоматичним сповіщенням;
  5. створюють облікові документи на підставі отриманих електронних і навпаки;
  6. швидко знаходять та виправляють помилки між електронними та обліковими документами;
  7. зберігають всі електронні документи в єдиній базі BAS, разом із обліковими;
  8. за потреби погоджують договори направлені іншими відділами;
  9. та багато іншого.


Ознайомтеся з детальним описом кейсу використання FlyDoc компанією СОФТКОМ.


Досвід СОФТКОМ показує, що електронний документообіг – це не просто відмова від паперу. Насамперед це інструмент, який допомагає бухгалтерії позбутися рутини, працювати швидше та зосереджуватися на завданнях, які дійсно потребують професійної уваги.


Якщо ви хочете так само прискорити роботу з документами, спростити взаємодію з контрагентами та звільнити бухгалтерів від рутинних операцій – саме час зробити перший крок.


Спробуйте FlyDoc безкоштовно та оцініть усі можливості сервісу на власному досвіді.


Якщо виникнуть питання, звертайтеся! Фахівці СОФТКОМ проконсультують:


  1. 067 113 49 43, 044 390 61 87
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
4

751

2

38

4

38

2

20

4

565

8

1453

2

37

4

893

2

14

7

11774

2

116

5

118

9

3268

3

57

4

224

5

81

5

1271

14

3947

7

1872

4

38

4

68