
Документообіг, первинні документи
10.08.2026
Як бухгалтеру скоротити час на роботу з первинними документами: кейс використання ЕДО FlyDoc компанією СОФТКОМ
Робота з первинними документами – одна з найбільш трудомістких ділянок бухгалтерії. У СОФТКОМ ці процеси вдалося суттєво автоматизувати завдяки FlyDoc – модулю ЕДО для BAS. Ділимося досвідом, як використання рішення дозволило розвантажити бухгалтерію, скоротити кількість ручних операцій і зберегти ефективність роботи, навіть попри збільшення обсягів документообміну на 70%

- Чому з-поміж всіх ЕДО-рішень СОФТКОМ обрав ЕДО FlyDoc
- Як відбувався запуск ЕДО FlyDoc
- Як змінилася робота бухгалтерії завдяки ЕДО FlyDoc
Чому з-поміж всіх ЕДО-рішень СОФТКОМ обрав ЕДО FlyDoc
Основною причиною вибору стало те, що модуль FlyDoc інтегрується в систему автоматизації BAS. Відповідно в одній програмі здійснюється облік та обмін документами – це забезпечує ряд унікальних можливостей користувачам, а також звільняє від потреби придбання додаткових рішень, експорту/імпорту документів між ними.
Для СОФТКОМ це був природний вибір ще й тому, що СОФТКОМ є співрозробником модуля FlyDoc. З моменту створення сервісу в 2017 році усі нові функції спочатку проходять перевірку в наших власних бізнес-процесах, а вже потім стають доступними користувачам. Тому цей кейс – не лише про використання готового рішення, а й про багаторічний досвід його вдосконалення на практиці.
Як відбувався запуск ЕДО FlyDoc
Запуск FlyDoc для СОФТКОМ здійснювався в 2 етапи, і на кожному з них бухгалтерія отримала свої переваги.
Перший етап – використання основного функціоналу FlyDoc.
На цьому етапі бухгалтерія СОФТКОМ почала активно використовувати можливості модуля.
✖ До початку роботи з FlyDoc | ✔ Після запуску FlyDoc |
Вивантаження даних з облікового рішення для накладання КЕП та відправки контрагентам через ЕДО-програму. | Створення, підписання КЕП, відправлення та отримання документів безпосередньо в обліковій програмі – без вивантаження даних. |
Створення облікових та електронних документів вимагало повторного введення даних. | Автоматичне створення облікових документів на підставі електронних та навпаки. |
Статуси документів потрібно було перевіряти вручну в програмі для ЕДО. | Статуси документів оновлюються автоматично прямо в обліковій програмі в 1 клік. |
Пошук невідповідностей між електронними та обліковими документами здійснювався бухгалтером вручну. | Автоматична звірка відповідності даних електронних та облікових документів. |
Відправка документів за розкладом була мрією бухгалтерів. | Відправка за розкладом рахунків, актів тощо відбувається щодня, здійснюються як групові відправки, так і подокументні. |
Другий етап – подальше розвантаження бухгалтерії.
Як кажуть, апетит з їжею прибуває. Вбудований в облікову програму модуль FlyDoc дозволив не зупинятися й далі розвантажувати бухгалтерію від одноманітних рутинних задач. Таким чином були реалізовані:
1. Відправка документів силами менеджерів по роботі з клієнтами.
Щодня менеджери СОФТКОМ надсилають клієнтам десятки рахунків. Раніше до цього процесу часто долучалася бухгалтерія, що збільшувало її навантаження та впливало на швидкість відправки.
Тепер завдяки FlyDoc менеджери отримали можливість самостійно відправляти документи безпосередньо з BAS.
Їм достатньо обрати який документ та кому необхідно відправити – і через кілька хвилин він відправиться клієнту. Завдяки безшовній інтеграції FlyDoc з BAS система автоматично виконує необхідні розрахунки та надсилає всі наявні в черзі документи зі встановленою періодичністю.


У результаті бухгалтерія звільнилася від великої кількості однотипних операцій, а менеджери стали більш самостійними
2. Автоматичні сповіщення про зміну статусу документів на пошту та у FlyDoc
Завдяки FlyDoc відпала потреба в постійній перевірці статусів актів, накладних тощо. Під час відправки документа достатньо вказати хто та яким чином має отримати повідомлення щойно контрагент виконує будь-яку дію з ним.
Такі сповіщення можна отримувати в сам модуль FlyDoc та на email.



У результаті бухгалтерії більше не потрібно витрачати час на постійний моніторинг документообігу – система сама повідомляє відповідальних осіб про зміну статусу документів
Як змінилася робота бухгалтерії завдяки ЕДО FlyDoc
Сьогодні фінансовий департамент СОФТКОМ працює за принципом «менше часу на документи – більше на важливі задачі». Модуль використовується практично на кожному етапі роботи з документами – від створення до погодження контрагентом чи державою. І все це в звичному інтерфейсі облікової системи.
За 8 років використання FlyDoc документообіг СОФТКОМ зріс на 70% – це понад 200 тис. документів на рік, тоді як кількість бухгалтерів залишилася незмінною
Попри таке навантаження, співробітники бухгалтерії працюють у звичному режимі, а обмін документами залишається швидким, стабільним і керованим.
Завдяки FlyDoc фінансовий департамент СОФТКОМ:
- майже не працюють з первинними документами – рахунки та акти клієнтам автоматично надсилають персональні менеджери;
- працюють із податковими накладними та відправляють запити до ЄРПН одразу з BAS;
- вільно редагують податкові накладні будь-коли до моменту їх підписання, що особливо корисно за наявності округлення сум чи інших невідповідностей;
- контролюють статуси документів завдяки автоматичним сповіщенням;
- створюють облікові документи на підставі отриманих електронних і навпаки;
- швидко знаходять та виправляють помилки між електронними та обліковими документами;
- зберігають всі електронні документи в єдиній базі BAS, разом із обліковими;
- за потреби погоджують договори направлені іншими відділами;
- та багато іншого.
Ознайомтеся з детальним описом кейсу використання FlyDoc компанією СОФТКОМ.
Досвід СОФТКОМ показує, що електронний документообіг – це не просто відмова від паперу. Насамперед це інструмент, який допомагає бухгалтерії позбутися рутини, працювати швидше та зосереджуватися на завданнях, які дійсно потребують професійної уваги.
Якщо ви хочете так само прискорити роботу з документами, спростити взаємодію з контрагентами та звільнити бухгалтерів від рутинних операцій – саме час зробити перший крок.
Спробуйте FlyDoc безкоштовно та оцініть усі можливості сервісу на власному досвіді.
Якщо виникнуть питання, звертайтеся! Фахівці СОФТКОМ проконсультують:
- 067 113 49 43, 044 390 61 87
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Документообіг, первинні документи
24.09.2026
Номенклатура справ для малого бізнесу: чи потрібна компанії на 15 працівників
Чи потрібна номенклатура справ компанії, якщо в штаті лише 15 працівників і немає окремих відділів? Так. Кількість працівників не звільняє юрособу від вимог до організації діловодства. Розбираємо, як скласти номенклатуру справ для невеликого підприємства, які розділи включити, як правильно називати справи та що врахувати під час затвердження

Податкова та фінзвітність
24.09.2026
Податківці пояснили, як застосовувати ставки податку на прибуток після втрати статусу фінансової установи
Податкова служба пояснила, як заповнювати декларацію з податку на прибуток підприємствам, які у третьому кварталі 2026 року втратили статус фінансової установи. Для різних звітних періодів застосовуються різні базові ставки, а за потреби платники можуть подати до декларації спеціальне доповнення відповідно до Податкового кодексу України

Сільгоспдіяльність
24.09.2026
ФОП орендує сільгоспземлю у фізособи: коли МПЗ не визначається у 2026 році
ФОП – платник єдиного податку 2 або 3 групи, який орендує сільськогосподарські угіддя, що належать фізичним особам та станом на 1 січня звітного року знаходилися в межах населеного пункту, не визначає МПЗ щодо таких земельних ділянок

ФОП
24.09.2026
Втрата Книги обліку доходів і витрат ФОП: дії та відповідальність у 2026 році
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення Типової форми обліку доходів і витрат, ФОП на загальній системі оподаткування зобов'язана протягом п'яти днів письмово повідомити про це контролюючий орган за місцем обліку. Втрачену форму необхідно відновити протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем отримання повідомлення податковим органом

Судова практика
24.09.2026
РК заблокували через ризиковість операції: які помилки в документах стали вирішальними, – ВС
Верховний Суд у складі Касаційного адміністративного суду поставив крапку у податковому спорі щодо правомірності зупинення та відмови в реєстрації розрахунку коригування на повернення товару. Суд дійшов висновку, що відсутність належних первинних документів та розбіжності в датах є підставою для законної відмови з боку податкових органів.

Податок на майно
24.09.2026
ДПС не надіслав (не вручив) ППР: чи є відповідальність за несвоєчасну сплату фізособою плати за землю
Фізичні особи мають сплатити податок на землю протягом 60 днів з дати вручення ППР, яке контролюючі органи зобов’язані надіслати до 1 липня поточного року. У ППР вказуються кадастровий номер, площа ділянки, ставка та пільги. У разі переходу права власності на землю податок сплачують попередній і новий власник пропорційно часу володіння. Якщо ППР не було надіслано у встановлений строк, платник звільняється від відповідальності за прострочення

Пільги
24.09.2026
Іноземець працює та живе в Україні: чи має він право на податкову знижку за навчання у 2026 році
Іноземець, який працює та проживає в Україні, може скористатися податковою знижкою за навчання, якщо за результатами визначення статусу є податковим резидентом України. Сам факт наявності посвідки на тимчасове проживання не є єдиною умовою для такого статусу – враховуються місце проживання, постійне проживання, центр життєвих інтересів та строк перебування в Україні. Зокрема, про центр життєвих інтересів можуть свідчити місце постійного проживання сім’ї та економічні зв’язки особи з Україною. Отже, іноземець-резидент, який є платником ПДФО та відповідає іншим вимогам ПКУ, має право на податкову знижку за витратами на навчання

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Мінімальна зарплата для працівників з інвалідністю у 2026 році: чи можна врахувати лікарняні
Якщо працівнику з інвалідністю нараховано лікарняні та заробітна плата за фактично відпрацьований час. Загальна сума більше мінімальної заробітної плати. Чи буде виконуватись умова про рівень заробітної плати працівнику з інвалідністю у 2026 році?

Кадрова робота
24.09.2026
Запізнення на роботу: чи може роботодавець оштрафувати працівника
Запізнення або самовільний ранній вихід із роботи є порушенням трудової дисципліни, однак роботодавець не може карати працівника довільно. За такі порушення КЗпП передбачає дисциплінарні стягнення, зокрема догану або звільнення, але не грошовий штраф. Щоб стягнення було законним, роботодавцю необхідно належно зафіксувати порушення, витребувати письмові пояснення працівника та дотриматися встановлених строків і процедури

Відпустка, відпускні
24.09.2026
Відпустка наперед: як нарахувати відпускові та що робити при звільненні
Уявіть ситуацію, працівник у липні 2026 року використав 24 календарні дні щорічної відпустки, хоча на цей момент ще не відпрацював повний робочий рік. Відпусткові підприємство нарахувало за рахунок створеного забезпечення. У вересні 2026 року працівник звільняється. Після перерахунку виявилося, що він мав право лише на 16 календарних днів відпустки. Сума відпусткових за 8 невідпрацьованих днів перевищує суму, яку підприємство може утримати з остаточного розрахунку з урахуванням обмеження ст. 128 КЗпП. Розберемося, як діяти бухгалтеру, щоб не наробити помилок в обліку і правильно розрахуватись з працівником

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Дві особи з інвалідністю на 0,5 ставки та зарплата кожного менша за МЗП: чи виконується квота у 2026 році
У нас середня облікова чисельність працівників 8 чоловік. На підприємстві працює дві особи з інвалідністю на 0,5 ставки. У кожного з них немає нарахування більше мінімальної ЗП, але в сумі за двох працівників нарахування більше мінімальної. Чи зарахується виконання квоти в такому випадку?

Кадрова робота
24.09.2026
Чи треба повідомляти працівника за два місяці про зміну умов праці під час війни, – консультує ФПУ
Під час воєнного стану роботодавець може змінювати істотні умови праці за спрощеним порядком. Якщо за загальним правилом працівника мають повідомити про такі зміни не пізніше ніж за два місяці, то в умовах воєнного стану достатньо зробити це не пізніше запровадження нових умов праці. Тобто повідомлення може бути здійснене після ухвалення роботодавцем відповідного рішення, але до моменту допуску працівника до роботи за зміненими умовами. Важливо, щоб сама зміна відповідала вимогам трудового законодавства та була пов’язана зі змінами в організації виробництва і праці

Звільнення, скорочення
24.09.2026
Розрахунок при звільненні під час війни: чи можна не виплачувати кошти, – деталі від Держпраці
Воєнний стан не звільняє роботодавця від обов'язку провести повний розрахунок із працівником у день звільнення. Якщо підприємство працює, має доступ до банківських рахунків і немає об'єктивних перешкод для виплат, затримка зарплати чи компенсації за невикористану відпустку є порушенням трудового законодавства та може призвести до відповідальності

ПДВ
24.09.2026
Надміру отримані кошти повернули наступного дня: що з ПДВ і податковою накладною
Якщо покупець помилково перерахував товариству кошти понад суму фактично наданих послуг, така сума враховується під час визначення податкових зобов’язань з ПДВ. Податкова накладна складається на дату отримання коштів, у тому числі з урахуванням помилково сплаченої суми, якщо між сторонами є договірні відносини щодо надання послуг. Якщо надміру отримані кошти повертаються покупцю, постачальник має скласти розрахунок коригування до податкової накладної на дату повернення. Зменшити податкові зобов’язання можна після реєстрації такого розрахунку коригування в ЄРПН отримувачем коштів

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Цільовий внесок за осіб з інвалідністю 2026: нарахування, оплата, бухоблік, різниці
Як у 2026 році нараховується штраф по особах з інвалідністю? Хто це робить: підприємство чи фонд осіб з інвалідністю? І як часто відбувається оплата, до якого числа? В бухгалтерському обліку на якому рахунку його відображати? І чи коригувати це через РІ в декларації з податку на прибуток?

Податок на майно
24.09.2026
Здача в оренду частини даху під сонячні панелі позбавляє пільги з податку на нерухомість на всю площу будівлі – ДПС
Державна податкова служба України роз’яснила нюанси справляння податку на нерухоме майно у разі передачі в тимчасове користування частини промислової будівлі під розміщення сонячних електростанцій. За висновками відомства, оренда навіть невеликої частини об'єкта (зокрема, даху) позбавляє підприємство права на звільнення від оподаткування для всього об'єкта нерухомості

Судова практика
24.09.2026
Збитки через нереєстрацію податкової накладної: ВС визначив межі третейської угоди в 2026 році
ВС дійшов висновку, що спір про стягнення збитків через невиконання обов’язку з реєстрації податкової накладної не є договірним. Такий обов’язок виникає безпосередньо із податкового законодавства, тому спір не охоплюється третейським застереженням і не може передаватися на розгляд третейського суду






