Чи можна знищити неперевірені документи після спливу строку давності: пояснення ДПС

Минув строк зберігання документів, а податкова так і не проводила перевірку – чи можна їх уже знищити? Це запитання актуальне для багатьох підприємств, які прагнуть впорядкувати архіви та позбутися зайвих паперів. Однак сплив строку давності ще не означає, що документи можна просто утилізувати. Законодавство встановлює чіткі правила та процедуру, недотримання якої може призвести до порушень. Розповідаємо, коли документи дійсно можна знищити та які вимоги потрібно виконати перед цим

1

11


Чи має право Товариство з зв’язку із закінченням строків зберігання документів знищити в установленому порядку документи за період з 01.01.2014 по 31.03.2019, що не були перевірені контролюючим органом у зв’язку із спливом терміну позовної давності?

Скільки часу потрібно зберігати документи


Платники податків зобов'язані зберігати первинні документи, регістри бухобліку та фінзвітність. Мінімальні строки зберігання різняться залежно від типу документації:


  1. 2555 днів (понад 7 років) – для документів та інформації, необхідних для податкового контролю за трансфертним ціноутворенням та операціями з нерезидентами.
  2. 1825 днів (5 років) – для більшості первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності (зокрема для платників податку на прибуток та юридичних осіб на спрощеній системі оподаткування).
  3. 1095 днів (3 роки) – для інших документів, на які не поширюються більш тривалі строки, а також для дозвільної документації (ст. 44 Податкового кодексу України).


Строки зберігання документів та інформації розраховуються:


  1. з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої для складення якої використовуються зазначені документи та / або інформація,
  2. в разі її неподання – з граничного строку подання такої звітності,
  3. для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).


А згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5), (який регулює архівне зберігання), відлік стартує з 1 січня року, наступного за роком їх завершення в діловодстві.


Головна умова: як законно знищити старі папери


Навіть якщо підприємство впевнене, що всі терміни (зокрема 5-річні) давно минули, документи не можна просто викинути чи здати на макулатуру.


Знищення документів без попереднього проведення експертизи їхньої цінності суворо забороняється (п. 2.13 Переліку №578/5).


Документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Остаточне рішення щодо долі бухгалтерського обліку та звітності має ухвалювати спеціальна експертна комісія підприємства. Вона розглядає кожен вид документа окремо, спираючись на законодавчі вимоги, і лише після її висновку компанія має право ліквідувати архіви в установленому порядку. У разі ж ліквідації самого підприємства, усі документи за останні 1825 (або 2555) днів діяльності обов'язково передаються до державного архіву

Джерело: ІПК від 06.07.2026 №3878/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК


Читайте більше:


Знищення первинних та інших документів на підприємстві


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
1

11

2

2

1

2

1

3

1

4

1

6

7

1008

2

18

2

363

1

8

3

15

1

4

2

5

4

814

10

9068

2

1945

2

27

3

704

4

768

4

320