- Нові правила діловодства 2026: що змінив наказ Мін’юсту
- Чи обов’язково ставити слово «Копія» на документах
- Де ставити відмітку «Копія» на кадрових документах
- У яких випадках потрібно робити копії кадрових документів
- Як правильно засвідчити копію наказу про звільнення
- Висновки
Нові правила діловодства 2026: що змінив наказ Мін’юсту
Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5, який набрав чинності 04.04.2026, (далі – наказ № 667/5) внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
З поміж іншого виділяється повернення слова «Копія» на копії документів.
Чи обов’язково ставити слово «Копія» на документах
З дня набрання чинності наказом № 667/5 на копіях кадрових документів потрібно проставляти слово «Копія».
По суті це повернення до забутого старого. Нагадаємо, що тривалий час у Правилах № 1000/5 така вимога була відсутня й ось норма повертається.
Де ставити відмітку «Копія» на кадрових документах
Отже, у новій нормі визначено:
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа
При цьому слово «Копія» може бути виконано від руки, а можна замовити спеціальний штамп.
Порада: нові правила утворення копій кадрових документів варто прописати в Інструкції з діловодства
У яких випадках потрібно робити копії кадрових документів
Нагадуємо, що копії кадрових документів виготовляють при наповненні особової справи. Ще один найрозповсюдженіший варіант – видання роботодавцем копії наказу про звільнення працівнику у день звільнення (ст. 47 КЗпП). Крім того, правила засвідчення копій застосовують й при формуванні справ з військового обліку. Мова йде про виготовлення копій військово-облікових документів.
Увага! Правила № 1000/5 поширюються на юридичних осіб. Проте й ФОП-роботодавцям також рекомендовано виготовляти копії наказів про звільнення з урахуванням цих правил
Як правильно засвідчити копію наказу про звільнення
Отже, виготовляємо копію будь-яким доступним способом.
Далі у верхньому правому куті проставляємо слово «Копія».
У кінці документа робимо напис про засвідчення копії. А саме прописуємо «Згідно з оригіналом».
Нижче прописуємо посаду того, хто засвідчує копію. Цей працівник поряд проставляє підпис, вказуються його ім’я та прізвище.
Ще нижче проставляється дата засвідчення копії.
Приклад
Згідно з оригіналом Начальник відділу кадрів Куц Юрій КУЦ 24.04.2026 |
Згідно з Правилами № 1000/5 напис про засвідчення копії скріплюється печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу. Т
ут слід відштовхуватися від того, чи застосовуються на підприємстві печатки, а подробиці зафіксувати в Інструкції з діловодства.
Висновки
- Головна новація змін до Правил № 1000/5 – повернення до проставляння слова «Копія» на копіях документів, у тому числі кадрових. Зокрема, це стосується виготовлення копій кадрових документів для наповнення особової справи, а також оформлення копії наказу про звільнення.
- Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.
Джерело: kadroland
Читайте більше:
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026
Нові правила діловодства 2026: що змінив наказ Мін’юсту №667/5




















