Щорічна відпустка «авансом»: умови надання та можливі наслідки

Умови надання щорічної відпустки «авансом»

Умови надання щорічних відпусток «авансом» залежать від того, коли саме працівник їх отримує – у перший рік роботи на підприємстві чи після відпрацювання одного року.

За загальним правилом, працівники отримують право на щорічну основну і додаткові відпустки після шести місяців безперервної роботи. Про це вказано у ч. 1 ст. 6 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) вказано:

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Однак роботодавець може надати відпустку і раніше, тобто до закінчення шести місяців безперервної роботи на підприємстві незалежно від фактично відпрацьованого часу. Закон про відпустки не обмежує роботодавця у прийнятті такого рішення.

Якщо ж роботодавець вважає, що надавати працівнику відпустку «авансом» немає можливості (наприклад у зв’язку із великими обсягами роботи, відсутністю працівників, які можуть замінити відсутнього тощо), то працівник може скористатися положеннями ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки, яка передбачає, що у разі надання працівникові щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу. Наприклад, працівник, який відпрацював чотири місяці має право 8 календарних днів щорічної основної відпустки, якщо на підприємстві встановлено тривалість такої відпустки 24 календарних дні.

Проте роботодавець зобов’язаний надати відпустку повної тривалості раніше шести місяців роботи. У ч. 7 та 8 ст. 10 Закону про відпустки встановлено, що щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві за бажанням працівника надаються:

1. жінкам – перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
2. особам з інвалідністю;
3. особам віком до вісімнадцяти років;
4. чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
5. особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
6. сумісникам – одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
7. працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
8. працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації;
9. працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
10. батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
11. в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором;
12. працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості. Таким працівникам за їхнім бажанням надається щорічна відпустка або її частина (не менш як 12 календарних днів) для супроводження дитини до місця розташування навчального закладу та у зворотному напрямі. За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводження кожної дитини.

Щорічні відпустки у другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки).

Звільнення під час або після відпустки, отриманої «авансом»: дії роботодавця

Законодавство дозволяє роботодавцю утримати із зарплати працівника при звільненні оплату відпустки, яку він ще не заробив. Про це вказано у ст. 22 Закону про відпустки:

«У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року».

Проте є винятки, коли відрахування не проводяться, зокрема при звільненні у зв’язку з призовом на військову службу, переведенням на інше підприємство, відмовою від роботи через зміни в умовах праці, виходом на пенсію тощо. Перелік таких винятків наведено у ст. 22 Закону про відпустки.

Приклад 1. Працівник був прийнятий на роботу з 1 липня 2024 року. Тривалість щорічної основної відпустки, встановленої на підприємстві, – 24 к. дн. У вересні він написав заяву про надання йому відпустки тривалістю 11 днів з 1 по 11 жовтня. За час роботи на підприємстві з липня по вересень він отримав право на 6 к. дн. щорічної відпустки. Тобто 5 днів оплачуваної щорічної основної відпустки він отримав «авансом».

У зв’язку із виходом на пенсію він звільняється 31 жовтня 2024 року.

У цій ситуації роботодавець не може утримати з нього кошти за невідпрацьовані дні відпустки. Підстава для цього вказана у ст. 22 Закону про відпустки, яка передбачає, що у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, відрахування для покриття його заборгованості не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з виходом на пенсію.

Приклад 2. Працівник був прийнятий на роботу з 1 липня 2024 року. Він подав заяву на надання щорічної основної відпустки тривалістю 12 календарних днів з 7 жовтня 2024 року. За період роботи на підприємстві працівник заробив право лише на 7 календарних днів відпустки, але за рішенням роботодавця йому надали відпустку тривалістю 12 календарних днів. Тривалість щорічної основної відпустки, встановленої на підприємстві, – 24 к. дн.

Посадовий оклад працівника становить 10 000 грн.

Скористаємося калькулятором середньої зарплати і визначимо, що середньоденна заробітна плата за розрахунковий період (липень – вересень) складає 326,09 грн, а сума нарахованих відпускних за 12 днів відпустки – 3 913,08 грн.

Спробуйте Калькулятор середня зарплата-відпускні

Під час відпустки працівник подав заяву про звільнення з 31 жовтня 2024 року. Тож роботодавець має утримати із працівника відпускні за невідпрацьовані дні відпустки.

Розрахунок проводимо наступним чином:

1) визначаємо кількість днів щорічної основної відпустки, право на яку має працівник за період роботи з 1 липня по 31 жовтня.

Враховуємо також період наданої щорічної відпустки, адже вона включається до відпускного стажу відповідно до ст. 9 Закону про відпустки. Докладніше про особливості обчислення стажу щорічної основної відпустки у довіднику.

Переглянути Довідник Стаж щорічної основної відпустки

За допомогою калькулятора днів щорічних відпусток визначаємо, що працівник має право на 8 к. днів відпустки;

Спробуйте Калькулятор днів щорічних відпусток

2) розраховуємо суму відпускних, яку має повернути працівник: 326,09 грн х (12 к. дн. – 8 к. дн.) = 1 304,36 грн.

Цю суму заборгованості слід утримати при проведенні остаточного розрахунку з працівником при звільненні. Підставою для утримання є відповідний наказ.

Завантажуйте зразок Наказ про звільнення за власним бажанням (утримання суми відпускних)

Якщо ж заборгованість працівника в частині відпускних буде більшою, ніж сума заробітку, нарахованого йому при звільненні, то працівник має повернути суму заборгованості підприємству шляхом внесення в касу чи на банківський рахунок підприємства.

Якщо працівник відмовиться повернути кошти, то доведеться вирішувати це питання у судовому порядку. У листі Мінпраці від 24.01.2007 №9/13/133-07 вказано, що за необхідності відшкодування шкоди з працівника, що звільнився, роботодавець має право звернутися з позовом про відшкодування шкоди до суду.

Висновки

1. Умови надання щорічних відпусток «авансом» залежать від того, коли саме працівник їх отримує – у перший рік роботи на підприємстві чи після відпрацювання одного року.
2. У разі надання працівникові щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.
3. Законодавство дозволяє роботодавцю утримати із зарплати працівника при звільненні оплату відпустки, яку він ще не заробив.
4. У випадку, коли заборгованість працівника в частині відпускних буде більшою, ніж сума заробітку, нарахованого йому при звільненні, працівник має повернути суму заборгованості підприємству.

Ірина СЕМЕНЮК, консультантка з питань оподаткування та оплати праці

Корисні сервіси для бухгалтера:

Калькулятор середня зарплата-відпускні

Калькулятор днів щорічних відпусток

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення за власним бажанням (утримання суми відпускних)

Довідники:

Стаж щорічної основної відпустки