Безкоштовні модулі ТОПових професій доступні!

Низький відсоток оцифрованих трудових книжок: що робити роботодавцю, якщо отримали лист від ПФУ

Отримали лист від ПФУ щодо низького відсотка відсканованих ТК працівників. Почали з'ясовувати через веб-портал ПФУ в кого є оцифровані ТК, в кого немає. Конкретно інформації такої немає, але ПФУ формує Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Ці Відомості звіряємо з даними фізичної ТК. Питання 1: якщо Відомості повністю збігаються з записами в ТК, чи потрібно завантажувати скани ТК на портал ПФУ? Питання 2: якщо бачимо, що в Відомостях немає інформації про прийняття на роботу за попереднім місцем, а є тільки звільнення, які мають бути наші дії? Питання 3: якщо працівник самостійно відсканував ТК та передав у ПФУ, а деякі записи не збігаються з Відомостями, що робити?

456

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


1. Навіть, якщо відомості в трудовій співпадають з реєстром, є норма, що потрібно оцифрувати трудову книжку, тому краще відсканувати та передати. Потрібно до 10.06.2026 року оцифрувати трудові книжки. Бажано, щоб працівники через електронний кабінет подивилися, чи передано скани трудових книжок. У роботодавця немає безумовного обов’язку передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ. Це може зробити й сам працівник. Але можна допомогти працівникам.


2. Потрібно додати ці відомості, можливо, некоректно була подана звітність. Якщо відсканована трудова книжка і надіслана, можливо, працівники ПФУ внесли інформацію некоректно, це людський фактор може бути. Передайте дані до ПФУ – через розділ «комунікації з ПФУ – відомості про трудові відносини робітника (трудові книжки)», через кнопку «додати запис» і копію наказу додайте. Також напишіть звернення до ПФУ зазначте про помилку і додайте правильні дані, щоб вони змогли її оперативно вирішити.


3. Якщо виявлені неточні/хибні записи за періоди страхового стажу після 01.07.2000, або створено неправильний чи некоректний електронний запис, необхідно:


  1. авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
  2. створити повторне звернення:
  3. застраховані особи – у вкладці «Відомості про трудові відносини»;
  4. роботодавці – у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»;
  5. заповнити екранну форму;
  6. повторно завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
  7. додати скановану копію сторінки із записами, які потребують уточнення, згідно абз. 8 п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою Правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1.


Також із поданням даних відомостей, зверніться до ПФУ і поясніть причину надання повторних сканкопій. У разі виникнення питань щодо подання відомостей через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України слід звернутись безпосередньо до ПФ:


  1. через сервісні центри Пенсійного фонду України, уповноважених посадових осіб виконавчого органу сільської, селищної, міської ради відповідних територіальних громад, центри надання адміністративних послуг;
  2. засобами поштового / електронного зв’язку – на адресу органу Фонду;
  3. онлайн – через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або мобільний застосунок «Пенсійний фонд» (подати звернення).


👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».


Джерело: 7еminar


Читайте більше:


Оцифрування паперової трудової книжки

Трудова книжка в обліку: коли і як видати працівнику

Сканування трудової книжки: хто, коли та за яких умов

Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

456

3

14

4

280

3

811

3

56

4

119

5

425

4

43

4

189

Оновлено
Перевірки, штрафи
14.09.2026

Штраф 170 тис. грн за порушення військового обліку для кадровика: законопроєкт №16013-1 відхилено Комітетом

Законопроєкт №16013-1 пропонує посилити відповідальність за окремі порушення правил військового обліку, зокрема для службових осіб, дії яких призвели до незаконного взяття людини на військовий облік. Водночас запропонована норма не означає автоматичного штрафу для будь-якого кадровика за помилку у військовому обліку – необхідним є причинний зв’язок між порушенням і незаконним взяттям конкретної особи на облік. Окремо важливо встановити, чи має відповідальний за військовий облік працівник статус службової особи з огляду на його фактичні організаційно-розпорядчі або адміністративно-господарські повноваження. Законопроєкт було відхилено Комітетом і він не буде розглядатися ВРУ

основне зображення для Штраф 170 тис. грн за порушення військового обліку для кадровика: законопроєкт №16013-1 відхилено Комітетом
4

176

4

67

3

194

4

66

5

93

3

49

5

342

4

17

5

32

4

24

6

58

4

47