Як правильно оформити подорожній лист при заміні водія

Найбезпечніше з облікового й доказового погляду закрити старий подорожній лист на дату хвороби першого водія й відкрити новий подорожній лист на того водія, який поїхав забирати авто, але формально ви можете передбачити в своїй формі й продовження одного листа з чітким розмежуванням поїздок і підписами обох водіїв.

Обґрунтування

1. Форму подорожнього листа ви визначаєте самі. Типові форми подорожніх листів скасовані, тому підприємство затверджує власну форму документа, головне — щоб вона відповідала вимогам до первинного документа, містила відомості про господарську операцію та підтвердження її здійснення, включно з даними відповідальних осіб і їх підписами згідно зі ст. 9 Закону №996 та п. 2.4 Положення №88.

2. Допустимий один подорожній лист на авто з кількома водіями. Не заборонено оформлювати один місячний подорожній лист на одне авто, навіть якщо ним керують кілька водіїв, за умови, що у документі щоденно фіксують маршрут, пробіг, витрати пального та навпроти кожного періоду або рейсу зазначають прізвище водія і його підпис. Це дозволяє підтвердити витрати пального та розмежувати відповідальність кожного водія.

3. Чому доцільно відкрити новий лист для другого водія. Окремий подорожній лист на водія, який забирає авто, спрощує: розмежування періодів відповідальності та виконаних завдань; підрахунок пробігу й пального за різні етапи поїздки; доказовість у разі перевірок чи спорів. Продовження старого листа допустиме тільки якщо ваша затверджена форма прямо передбачає зміну водія в одному документі та містить поля для ідентифікації й підписів кожного з них.

Рекомендуйте у внутрішньому положенні про відрядження й обліковій політиці прямо прописати порядок оформлення подорожніх листів при заміні водія у відрядженні.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?