Як правильно оформити оплату за відправлення готівкою

Так, цю ситуацію доцільно оформити через авансовий звіт як «перевитрату» підзвітної особи з подальшим відшкодуванням працівнику, за умови правильних підтвердних документів податків немає.

Обґрунтування

1. Компенсація через авансовий звіт без ПДФО і ВЗ можлива. Витрати працівника, понесені для господарських потреб роботодавця (зокрема послуги перевізника), можуть бути відшкодовані без оподаткування, якщо вони підтверджені документами і проведені як витрати підзвітної особи, у тому числі з використанням платіжних інструментів, що прямо випливає з вимог п. 170.9.2 та інших норм п. 170.9 ПКУ.

2. Порядок дій працівника і бухгалтера.

   1. Працівник заповнює авансовий звіт (можна за формою, затвердженою наказом Мінфіну №841, або за внутрішньою формою) і зазначає суму, сплачену готівкою на Новій пошті, як витрати.
   2. До звіту обов’язково додаються:
      • експрес-накладна / документ перевізника, де видно, що відправлення стосується вашого підприємства (відправник/отримувач – ви або ваш контрагент);
      • чек РРО/інший платіжний документ на суму оплати.
   3. Якщо оплата була не «чистою» готівкою, а через особисту картку, додатково потрібна виписка / відомості з рахунку, що підтверджують платіж саме цією карткою згідно з п. 170.9.2 ПКУ.
   4. Авансовий звіт і документи до нього доцільно прийняти та затвердити не пізніше кінця місяця, наступного за місяцем, в якому працівник оплатив відправлення, орієнтуючись на підхід п. 170.9.3 ПКУ.

3. Як виплатити гроші працівнику.

   1. Якщо відшкодовуєте готівкою з каси: оформлюєте видатковий касовий ордер, на підставі затвердженого авансового звіту, і відображаєте видачу в касовій книзі за правилами Положення про ведення касових операцій №148 (Положення №148).
   2. Якщо перераховуєте на картку: оформлюєте платіжне доручення на особистий/зарплатний рахунок працівника як розрахунок із підзвітною особою.
   3. У бухобліку це розрахунки за рахунком 372 з подальшим віднесенням суми на витрати відповідного рахунка.

Коректно оформлений авансовий звіт із підтвердними документами дозволяє безподатково компенсувати працівнику готівку, сплачену за відправлення.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?