Відрядження з 30.09: чи допустима заправка авто 29.09

Витрати на пальне можуть бути компенсовані роботодавцем за умови їх документального підтвердження та зв’язку з господарською діяльністю підприємства.

Податкове законодавство не встановлює вимоги здійснювати всі витрати на проїзд виключно в дні відрядження. Тому заправка автомобіля напередодні поїздки сама по собі не є підставою для відмови у відшкодуванні.

Водночас, відповідно до п. 7 розд. I Інструкції про службові відрядження №59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n12 днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи працівника. Якщо автомобіль фактично виїхав за маршрутом відрядження 30.09, датою початку відрядження залишається 30.09. Якщо ж працівник вирушив у відрядження автомобілем уже 29.09, необхідно внести зміни до наказу.

У наказі про відрядження бажано зазначити повний маршрут, зокрема ділянку, яку працівник долає автомобілем до місця відправлення поїзда чи літака. Для підтвердження витрат слід мати розрахунковий документ АЗС та документи, що підтверджують використання автомобіля й пального для службової поїздки. Також в наказі доцільно зазначити, що з метою своєчасного вибуття у відрядження, провести заправку автомобіля 29.09.

Якщо використовується службовий автомобіль або автомобіль працівника, переданий підприємству в оренду чи безоплатне користування за належно оформленим договором, документально підтверджені витрати на пальне можуть відшкодовуватися без оподаткування ПДФО та військовим збором за умов, передбачених пп. 170.9.1 ПКУ. Якщо працівник використовує власний автомобіль без договору оренди чи позички, компенсація вартості пального може розглядатися як додаткове благо та оподатковуватися ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 5%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!