Облік паливних карток та підтвердження витрат на пальне авто

Необхідно проаналізувати Ваш договір з постачальником

Самі паливні картки (як пластикові носії інформації) обліковуються як малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) на рахунку 22 або як інші матеріали на субрахунку 209. Оскільки їхня вартість незначна, вони оприбутковуються на баланс за ціною придбання, а при видачі водію їхня вартість списується на витрати. На підставі отриманої видаткової накладної ви ставите картки на баланс. Оскільки термін їх використання зазвичай перевищує один рік, але вартість є дуже низькою, їх доцільно класифікувати як МШП (рахунок 22) або запаси (субрахунок 209). Для контролю за наявністю карток у матеріально відповідальних осіб (водіїв) після списання з балансу рекомендується вести їх кількісний облік на позабалансовому рахунку (наприклад, 08 «Бланки суворої звітності», якщо підприємство визначило їх такими у внутрішньому наказі, або на спеціально створеному субрахунку для оперативного контролю). Видачу картки водію слід зафіксувати у внутрішньому журналі обліку або актом приймання-передачі довільної форми, щоб закріпити відповідальність за конкретною особою.

Паливні картки «у літрах» обліковуються як пальне на відповідальному зберіганні (субрахунок 203), оскільки право власності на пальне зазвичай переходить у момент оплати. Картки «у гривнях» обліковуються як видані аванси (рахунок 371) до моменту фактичної заправки, оскільки ціна та кількість пального визначаються лише в момент заправки. Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженого наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#Text для обліку палива використовується субрахунок 203.

Картки «у літрах» Ви фіксуєте ціну та обсяг пального в момент передоплати. У бухобліку це розцінюється як придбання запасів, які передані на відповідальне зберігання АЗС. Для зручності обліку в програмі (наприклад, BAS) створіть окремі аналітичні рахунки до субрахунку 203: 2031 «Пальне на складі (АЗС)» – для літрів на картках;
2032 «Пальне в баках авто» – для пального, що вже заправлене.

Проведення:

• Дт 371 Кт 311 – сплачено аванс постачальнику за паливні картки
• Дт 6441 Кт 6442 – відображено суму ПДВ за авансом
• Дт 641 Кт 6441 – відображено податковий кредит з ПДВ на підставі зареєстрованої
• Дт 2031 Кт 631 – оприбутковано паливні картки на суму без ПДВ
• Дт 6442 Кт 631 – відображено суму ПДВ за отриманими паливними картками
• Дт 631 Кт 371 – проведено залік заборгованостей
• Дт 2032 Кт 2031 – відображено заправку автомобіля пальним за паливною карткою

Картки «у гривнях» Це «електронний гаманець». Право власності на пальне переходить лише в момент заправки в бак. Ціна, марка, кількість пального визначається в момент заправки транспортного засобу.

Проведення:

• Дт 371 Кт 311 – сплачено аванс постачальнику,
• Дт 6441 Кт 6442 – відображено суму ПДВ за авансом.
• Дт 641 Кт 6441 – отримано податкову накладну, відображено податковий кредит з ПДВ.
• Дт 203 Кт 631 – оприбутковано пальне
• Дт 6442 Кт 631 – відображено суму ПДВ, складено нульовий РК на зміну номенклатури.
• Дт 631 Кт 371 – проведено залік заборгованостей.

Придбання пального за паливними картками може підтверджуватися видатковими накладними, актами приймання-передачі та іншими первинними документами, що містять обов'язкові реквізити для ідентифікації операції. Про це йдеться в ІПК від 16.02.2026 №856/ІПК/99-00-21-02-02. Фіскальний чек РРО або ПРРО підтверджує факт придбання пального, проте він не є достатнім документом для підтвердження використання пального у господарській діяльності підприємства. Як бачимо що чек РРО підтверджує факт придбання, тому краще щоб він був. Тому, що при перевірках їх можуть попросити.

Матеріали на платформі: https://7eminar.ua/news/24381-palne-za-palivnimi-kartkami-yaki-dokumenti-pidtverdzuyut-gospodarsku-operaciyu

Раді допомогти, звертайтесь ще!