Використання орендованого авто директором для особистих справ: нюанси

Так, директор може користуватись таким авто у власних цілях, але ці поїздки не можна включати в подорожні листи і витрати підприємства: службовий пробіг фіксуєте окремо, а вихідні «особисті» кілометри і пальне мають бути за рахунок директора, інакше це буде додаткове благо з ПДФО та ВЗ.

Обґрунтування

1. Статус авто за договором оренди. За договором найму (оренди) працівник‑фізична особа передає автомобіль підприємству за плату на певний строк, такий договір з фізособою підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 759, 761, 799 ЦКУ). Якщо в договорі передбачено, що авто в оренді тільки у робочий час, а у вихідні повертається власнику, то вихідні поїздки взагалі випадають із господарської діяльності підприємства і не відображаються в його обліку. Якщо ж авто цілодобово перебуває в користуванні підприємства, то будь‑яке особисте використання директором розглядається вже як використання службового авто працівником.

2. Особисті поїздки = додаткове благо, якщо авто «службове». Користування майном роботодавця в особистих цілях без зв’язку з виконанням трудових функцій утворює дохід у вигляді додаткового блага, який включається до оподатковуваного доходу працівника (вартість користування) за пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ (пп. 164.2.17 ПКУ). Тому якщо орендоване авто фактично є службовим, а директор «на вихідних поїхав по своїх справах», і це не оформлено як повернення авто з оренди, у нього виникає додаткове благо, з якого підприємство має нарахувати ПДФО та військовий збір.

3. Як вести подорожні листи та спідометр. Подорожній (маршрутний) лист як первинний документ підприємство розробляє самостійно, але з обов’язковими реквізитами, передбаченими ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (ст. 9 Закону №996‑XIV). У ньому фіксують тільки службові маршрути, показники одометра на початок/кінець службового дня, пробіг і витрати пального. Особисті поїздки директора:

   • не включаються до подорожніх листів як господарські;
   • пальне на такий пробіг не списується на витрати підприємства (директор заправляє за власний рахунок або підприємство окремо оподатковує додаткове благо).
     Практичний варіант: у п’ятницю фіксуєте показник одометра у подорожньому листі; у понеділок на початок робочого дня фіксуєте вже збільшений показник, а різницю (300 км) внутрішньо позначаєте як особистий пробіг, який не підтверджує витрати підприємства і не дає права на списання пального.

4. Щоб уникнути додаткового блага — чітко розмежуйте режим користування. Якщо мета – щоб директор на вихідних їздив «як власник» без податкових наслідків, у договорі оренди доцільно прямо прописати, що об’єкт передається підприємству лише на час робочих днів/годин, а на вихідних авто повертається орендодавцю. Тоді: службові поїздки і пальне обліковуються підприємством за подорожніми листами, а вихідні поїздки й витрати на пальне є приватною справою директора і не проходять через облік підприємства.

Коректне розмежування «службового» і «особистого» пробігу та пального в документах дозволяє уникнути донарахувань податків і претензій до витрат підприємства.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?