Чи може підпис працівників замінити розрахункові листки ФОП

Якщо йдеться про загальну (зведену) відомість на всіх працівників, такий підхід є неправомірним і не може безпечно замінити розрахункові листки.

У цьому питанні існує розбіжність між формальним прочитанням норми про обов'язок «повідомити» та практичними вимогами щодо конфіденційності й захисту трудових прав.

Чому підпис у спільній відомості є ризикованим і дефектним способом

Порушення конфіденційності персональних даних

• Відповідно до Закону України «Про оплату праці», ст. 31, відомості про оплату праці працівника надаються будь-яким органам чи особам лише у випадках, передбачених законодавством, або за згодою чи на вимогу самого працівника.
• Розмір окладу, премій, доплат, а особливо специфічні утримання (аліменти, борги за виконавчими листами, штрафи) є персональними даними згідно із Законом України «Про захист персональних даних».
• Даючи спільну відомість на підпис працівникам по черзі, ФОП неминуче розголошує конфіденційні фінансові дані одних працівників іншим, що становить окремий склад правопорушення.

Неможливість використання розрахунку працівником

• Головне призначення норм Кодексу законів про працю України, ст. 110 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n666 та ст. 30 Закону України «Про оплату праці» — дати працівникові можливість проконтролювати правильність нарахувань, з'ясувати причини утримань (податки, інші вирахування) та за потреби захистити свої права.
• Поставивши підпис у відомості, працівник не отримує жодного підтвердного документа собі «на руки». Якщо в майбутньому виникне трудовий спір, працівник виявиться позбавленим деталізованого розрахунку за відповідний період.

Невідповідність при виплаті на банківські картки

• Якщо виплата заробітної плати здійснюється безготівково на карткові рахунки, обов'язок повідомити працівника виникає безпосередньо в день здійснення платежу.
• Запрошення працівників спеціально розписатися у внутрішній розрахунковій відомості ФОПа створює часовий розрив між фактом перерахування коштів та ознайомленням і часто розглядається Держпраці як формалізм, що не підтверджує своєчасне повідомлення.

Коли варіант із підписом працівника допустимий

• Ознайомлення під підпис замість вручення окремого папірця правомірне виключно у випадках, коли виключено ризик розголошення чужих даних:
  
  • Індивідуальна розрахункова відомість або персональний листок розрахунку, роздрукований окремо на кожного працівника;
  • Відривний корінець розрахункового листка або окремий журнал/реєстр видачі розрахункових листків, де містяться лише прізвища та підписи про отримання розрахунку без відкриття самих сум.

Щоб уникнути порушення ст. 31 Закону про оплату праці та претензій інспекторів з праці, замінювати розрахункові листки ознайомленням під підпис у загальній відомості не можна. Безпечними альтернативами є персональна видача паперового листка кожному особисто або надсилання розрахунку на узгоджену електронну адресу працівника.

https://7eminar.ua/news/5567-rozraxunkovii-list

Раді допомогти, звертайтесь ще!