Срок давності авансових звітів: чи можлива виплата директору

Виплатити директору 205 тис. грн за авансовими звітами 2020–2021 років можна, строку давності для такої виплати як розрахунку з підзвітною особою немає, але є податкові ризики через порушення граничних строків звітування. Банку авансові звіти зазвичай не подають, але для бухгалтерії та податкових органів вони обов’язкові, тому бажано їх віднайти або відновити.

Обґрунтування

1. Щодо строків звітування і “давності”. Для податку на доходи фізосіб діє вимога, що звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження або виконав господарське доручення, якщо розрахунки відбувались через платіжні інструменти або безготівково (пп. 170.9.3 ПКУ). Якщо ці строки порушено, надміру витрачені та неповернені суми вважаються оподатковуваним доходом працівника, що підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором, як показано на прикладах з оподаткування несвоєчасно повернутих підзвітних коштів у 2025 році. Проте це податковий граничний строк, а не строк позовної давності для самого розрахунку між ТОВ і директором, тому сам факт прострочення не забороняє зараз провести такий розрахунок у бухобліку.

2. Ризики з ПДФО і військового збору. Якщо директор фактично поніс витрати у 2020–2021 роках, а підприємство не відшкодувало їх у граничні строки, податківці можуть трактувати невиплачену компенсацію як дохід працівника в момент, коли строк звітування сплив без належного оформленого відшкодування, з необхідністю оподаткування ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням коефіцієнта додаткового блага та військовим збором 5 % без коефіцієнта, за аналогією з підходом до надміру витрачених і несвоєчасно повернених сум, визначеним у п. 164.5 ПКУ щодо бази оподаткування та загальними правилами оподаткування доходів фізосіб із джерелом їх походження з України, встановленими у ст. 164 ПКУ. Це створює ризик донарахувань за попередні періоди у разі перевірки. Щоб мінімізувати ризики, потрібно мати належним чином оформлені авансові звіти і первинні документи, що підтверджують господарський характер витрат.

3. Необхідність авансових звітів і первинних документів. Виплата директору без наявності авансових звітів і підтвердних документів фактично виглядатиме як виплата доходу без документально підтверджених витрат, що, за логікою оподаткування компенсацій без документів, розглядається як додатковий дохід працівника і підлягає повному оподаткуванню ПДФО з коефіцієнтом і військовим збором, подібно до ситуації з компенсацією без чека. Тому бухгалтерії потрібно віднайти авансові звіти в архіві або, якщо це можливо, відновити їх за копіями чеків чи іншими документами та затвердити заднім числом, щоб обґрунтувати, що це відшкодування понесених у минулих періодах витрат, а не новий дохід.

4. Порядок оформлення виплати зараз. Алгоритм дій доцільно побудувати так: 1) знайти або відновити авансові звіти директора за 2020–2021 роки з переліком придбаних канцтоварів і матеріалів, додати наявні підтвердні документи (чеки, рахунки тощо); 2) видати внутрішній наказ (службову записку) із поясненням, що підприємство відшкодовує раніше не компенсовані витрати згідно з переліком затверджених звітів, та зазначити загальну суму 205 тис. грн; 3) у бухобліку відобразити погашення заборгованості перед підзвітною особою проведенням Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» – Кт 301/311 на суму фактичної виплати; 4) проаналізувати, чи були ці суми вже враховані в обліку як витрати минулих років, щоб не продублювати їх у податковому та бухгалтерському обліку.

5. Щодо документів для банку. Банки зазвичай вимагають платіжні доручення, призначення платежу та внутрішні документи (накази, договори) за потреби фінмоніторингу, але не зобов’язані отримувати копії авансових звітів як стандартний пакет. Основне завдання – щоб призначення платежу чітко відображало його суть, наприклад: «Відшкодування витрат за авансовими звітами директора за 2020–2021 рр.» та щоб у бухгалтерії були всі підтвердні документи для можливих перевірок податкових органів. Якщо банк окремо не вимагає авансові звіти, підвантажувати їх технічно не обов’язково, але вони мають бути на підприємстві, бажано у відсканованому вигляді.

За можливості варто спочатку відновити або знайти авансові звіти, а вже потім проводити виплату, щоб сума не виглядала як бездокументальний дохід директора.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?