Чи потрібен реєстр ТТН при оренді вантажного авто

Окремий реєстр ТТН до акта законодавством прямо не вимагається, але при розрахунку орендної плати за тонно-кілометри потрібно документально підтвердити їх кількість. Це можна зробити реєстром-додатком до акта або деталізацією безпосередньо в акті. Тому, зробити реєстр вкрай доцільно, хоч прямої законодавчої вимоги на це немає.

За ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ повинен містити зміст, обсяг господарської операції та одиницю її виміру. Номер і дата ТТН не є обов’язковими реквізитами акта оренди. Проте зазначення лише загальної суми або кількості ткм без обґрунтування не розкриває фактичного обсягу виконаної роботи.

Тонно-кілометри визначають множенням фактичної ваги вантажу на відстань перевезення. За ст. 1 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 №2344-III https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14 та п. 11.1 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 №363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98, ТТН є документом для обліку вантажу під час переміщення, розрахунків за перевезення та обліку виконаної роботи. Саме первинні документи на вантаж — ТТН — мають підтверджувати вагу та маршрут/кілометраж, використані для розрахунку ткм.

Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text облік доходів, витрат та інших податкових показників ведеться на підставі первинних документів. Непідтверджений розрахунок орендної плати створює для орендаря ризик невизнання витрат або податкового кредиту з ПДВ через недоведеність реальності та обсягу операції. Податківці також можуть поставити під сумнів визначену вартість послуги.

Окремо існує ризик перекваліфікації договору. За ст. 800 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 наймач самостійно використовує автомобіль у своїй діяльності, а за ст. 805 ЦКУ витрати на утримання екіпажу несе орендодавець. Якщо оплата встановлена за виконані ткм, а не за період користування автомобілем, контролюючі органи можуть кваліфікувати відносини як перевезення вантажу за ст. 909 ЦКУ. Для таких операцій ТТН та її зв’язок з актом необхідні для підтвердження витрат.

Тому оформіть реєстр ТТН як невід’ємний додаток до акта або включіть деталізацію до самого акта: дату й номер кожної ТТН, маршрут, вагу вантажу, відстань перевезення та розрахунок ткм за кожною поїздкою. Обов’язок оформлювати цей реєстр або розрахунок закріпіть у договорі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!