Як правильно відобразити витрати на послуги з нерезидентом

Якщо оплата послуг нерезидента здійснена корпоративною карткою безготівково і не виникає оподатковуваного доходу, згідно з Податковим кодексом України, пп. 170.9.4 складати та подавати авансовий звіт не обов’язково (достатньо виписки банку та первинних документів). Якщо ж складання звіту передбачено внутрішнім розпорядженням підприємства, його заповнює держатель картки, зазначаючи фактично списану гривневу суму за випискою банку з обов'язковим зазначенням суми в іноземній валюті та реквізитів інвойсу.

Якщо на підприємстві прийнято рішення оформляти Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (форма затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841), заповнення здійснюється в такому порядку:

1. Лицьовий бік звіту

Підзвітна особа: зазначаються ПІБ і посада працівника — держателя корпоративної платіжної картки, який безпосередньо ініціював платіж (саме на нього списуються кошти під звіт за дебетом субрахунку 372).
Призначення авансу: зазначається господарська мета операції (наприклад: «Оплата інформаційних/рекламних послуг від нерезидента»).
Графа «Одержано»: зазначається спосіб отримання коштів — «З корпоративного рахунку за допомогою корпоративної платіжної картки», дата операції згідно з банківською випискою та сума в гривнях, яку фактично списав банк.
Суми витрат: облік в Україні ведеться в національній валюті (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n94), тому підсумкові суми вказуються в гривнях.

2. Зворотний бік звіту (таблична частина)

У таблиці витрат послідовно заповнюються графи:

Дата документа: дата оформлення інвойсу або квитанції про проведення транзакції.
Кому, за що і на підставі якого документа сплачено:повне найменування контрагента-нерезидента (наприклад: Meta Platforms Ireland Ltd, OpenAI LLC, Google Voice тощо);
зміст господарської операції (наприклад: «Оплата рекламних послуг», «Оплата доступу до сервісу ChatGPT»);
реквізити підтвердного документа (наприклад: «Інвойс № INV-12345 від 15.09.2026, квитанція платіжної системи»).
Сума (грн, коп.): вказується сума у гривнях, фактично списана з карткового/поточного рахунку підприємства з урахуванням банківської конвертації за випискою банку. Для аналітичного обліку поруч або в графі опису обов'язково зазначається сума в іноземній валюті (наприклад: «100,00 USD (екв. 4 150,00 грн)»).

Необхідні підтвердні документи

Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 170.9.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 та Закону про бухоблік, ст. 9, для підтвердження витрат до звіту (або до внутрішнього реєстру, якщо звіт не подається) додаються:

• Виписка банку за рахунком підприємства або квитанція платіжного термінала/сервісу, яка підтверджує факт і суму списання коштів.
• Первинний документ від постачальника: оплачений електронний інвойс (рахунок-фактура), квитанція, звіт про надання послуг з особистого кабінету нерезидента із зазначенням змісту та вартості отриманих послуг.

Строки звітування та бухоблік

Строк подання документів: згідно з Податковим кодексом України, пп. 170.9.3, підтвердні документи подаються працівником до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершено цивільно-правову дію (оплату). Якщо списання банком відбулося пізніше дати операції, строк подовжується на один календарний місяць.
Бухгалтерські проведення:Дт 372 — Кт 311 (або 313) — списано кошти за випискою банку в гривні під час розрахунку корпоративною карткою;
Дт 92, 93 (або 632 / 39) — Кт 372 — віднесено на витрати або погашено розрахунки за послуги на підставі первинних документів нерезидента.

https://7eminar.ua/news/10532-korporativni-kartki-v-jevro-ta-dolarax-pravila-oplati-poslug-dlya

Раді допомогти, звертайтесь ще!