Чи є порушенням використання печатки при електронному підписанні

Не є порушенням, що благодійна організація ставить фізичну печатку на паперових документах, але не використовує електронну печатку й підписує електронні документи лише КЕПом уповноваженої особи.

Обґрунтування

1. Вимога мати чи використовувати печатку для юросіб скасована. Законодавчі зміни щодо використання печаток встановили, що вимагати печатку на документах суб’єкта господарювання заборонено, а такі незаконні вимоги тягнуть адмінштраф за ст. 166-24 Кодексу України про адміністративні правопорушення, внесену Законом № 1982-19. Отже, саме по собі невикористання печатки (у т.ч. електронної) не створює порушення.

2. Електронні документи можуть підтверджуватись лише КЕПом. Пункт 2 розділу ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами передбачає, що платник створює електронні документи із застосуванням КЕП та печатки за наявності, тобто використання електронної печатки є правом, а не обов’язком (наказ Мінфіну № 557). Абзац другий підпункту 48.5.1 пункту 48 Податкового кодексу України прямо визначає, що достатнім підтвердженням справжності податкової звітності є власноручний підпис на папері або КЕП/удосконалений електронний підпис на електронному документі, без згадки про обов’язкову печатку (Податковий кодекс України).

3. Наявність фізичної печатки не зобов’язує мати чи застосовувати електронну печатку. Норми про електронний документообіг та електронні довірчі послуги виходять з того, що електронна печатка створюється й застосовується за бажанням юридичної особи, а відсутність електронної печатки не впливає на дійсність електронних документів, підписаних належним КЕПом уповноваженої особи.

4. Внутрішня практика використання фізичної печатки – це питання зручності. Якщо БО для паперових документів обрала практику завжди проставляти печатку, це не породжує обов’язку дублювати таку практику в електронній формі. Юридичну силу електронного документа забезпечує саме КЕП уповноваженої особи, а не наявність або відсутність електронної печатки.

У вашій ситуації електронні документи, підписані тільки КЕПом уповноваженої особи БО, є належними і дійсними, навіть якщо на паперових документах ви звикли ставити фізичну печатку.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?