Порядок зміни підписанта податкових накладних під час відпустки

На час відпустки головного бухгалтера право підписання податкових накладних і розрахунків коригування можна покласти на директора. Якщо директор уже має чинний КЕП і зареєстрований у ДПС як керівник підприємства, окремо подавати щодо нього повідомлення про надання інформації щодо КЕП або форму № 1-ОПП лише через відпустку головного бухгалтера не потрібно.

Перед початком відпустки головного бухгалтера доцільно видати наказ по підприємству, яким на період його відсутності покласти на директора обов’язок підписувати ПН/РК та інші відповідні електронні документи.

Заяву за формою № 1-ОПП у цій ситуації подавати не потрібно. Відпустка головного бухгалтера не означає зміни особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, у реєстраційних даних платника. Порядок внесення змін до облікових даних платників визначений Порядком обліку платників податків і зборів, затвердженим наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11.

Окреме повідомлення про надання інформації щодо КЕП директора також не потрібне, якщо його КЕП уже використовується як КЕП керівника підприємства. Директор має право підписувати податкові документи як керівник юридичної особи. Вимоги щодо підписання податкової звітності уповноваженими особами встановлені, зокрема, п. 48.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

На період відпустки головного бухгалтера у програмі, через яку підприємство реєструє ПН/РК, потрібно змінити комплект електронних підписів: замість КЕП головного бухгалтера використовувати КЕП директора та, за необхідності, електронну печатку підприємства. Порядок накладення КЕП під час направлення ПН/РК до ЄРПН визначається Порядком ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженим постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246.

Директор повинен підписувати ПН/РК виключно власним КЕП. Передавати директору особистий ключ та пароль головного бухгалтера для підписання документів від його імені не можна. Вимоги щодо захисту особистого ключа встановлені Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text.

Отже, практичний порядок такий: оформити внутрішній наказ про підписання директором ПН/РК на період відпустки головного бухгалтера, перевірити чинність КЕП директора та налаштувати в програмі підписання ПН/РК його КЕП. Форму № 1-ОПП і окреме повідомлення щодо КЕП директора лише у зв’язку з тимчасовою відпусткою головного бухгалтера подавати не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!