Правила підписання документів для ФОП з найманими працівниками

Вимога ТОВ щодо особистого підпису ФОП або документального підтвердження повноважень менеджерів на підписання видаткових накладних є обґрунтованою. Якщо накладні підписують наймані працівники, їхні повноваження на оформлення таких первинних документів доцільно належним чином підтвердити.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ повинен містити, зокрема, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Вимоги до оформлення первинних документів також установлені п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Тому якщо у видатковій накладній у реквізиті «Відпустив» зазначений менеджер зі збуту і стоїть його підпис, контрагент має підстави вимагати підтвердження того, що цей працівник дійсно уповноважений ФОП відпускати товар та підписувати відповідні первинні документи.

Одним зі способів підтвердження таких повноважень є довіреність. Відповідно до ст. 244 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Для підписання менеджером видаткових накладних у межах звичайної господарської діяльності нотаріальне посвідчення такої довіреності не вимагається.

ФОП може оформити на кожного менеджера письмову довіреність, у якій прямо передбачити право відпускати товарно-матеріальні цінності та підписувати видаткові накладні від імені ФОП. У довіреності зазначають дані ФОП і працівника, обсяг наданих повноважень та строк їх дії. Довіреність підписує ФОП. Якщо підприємець використовує печатку, документ може бути нею скріплений.

Повноваження працівників також можна закріпити розпорядженням ФОП про надання конкретним менеджерам права підписувати первинні документи та передбачити відповідні функції в їхніх посадових інструкціях або інших документах, що визначають трудові обов’язки. Копію такого розпорядження або витяг із нього можна надати покупцю як підтвердження повноважень.

Якщо ФОП не бажає делегувати право підпису, видаткові накладні він може підписувати особисто.

При підписанні видаткової накладної менеджером у реквізиті «Відпустив» зазначають саме його посаду, прізвище та ініціали, а працівник ставить власний підпис. Не слід зазначати прізвище ФОП, а замість його підпису ставити підпис менеджера чи використовувати косу риску: дані в первинному документі повинні дозволяти ідентифікувати особу, яка фактично його підписала (ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV).

Раді допомогти, звертайтесь ще!