Оренда офісу в західній Україні: витрати, податки та облік

Вважаємо, що у Вашому випадку відбуваються звичайні витрати – тому відносите вартість оренди ( як офісу так і квартир ) на рахунок 92 «адмінистративні витрати» як витрати загальногосподарського призначення (п.18 НП(С)БО – 16 «Витрати», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 ). Для обґрунтування наведених витрат слід сформувати наказ по піддприємству, де зазначити необхідність тимчасового переїзду працівників, та відповідно – необхідність здійснення певних витрат. Та акцентувати, що це робиться з метою забезпечення безперебійної роботи офісу та створення безпечних умов праці.

Щодо виникнення додаткового блага: згідно з п.п.164.2.17 «а» ПКУ ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 ) додаткового благо включаються «вартості використання житла, інших об'єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання, крім випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах».

Тобто у Вашому випадку компанія орендує квартири для працівників, тому вартість оренди ( як вартість використання житла ) слід розглядати як додатковим благом з нараахуванням ПДФО, військового збору, ЄСВ.

Але ( і це випливає з наведеної норми ПКУ ) якщо таке надання в безоплатне користування передбачено відповідно трудовому договору – тоді додаткового блага немає. Тобто у разі якщо на поточний момент в трудових договорах працівників зафіксована необхідність надання безкоштовного житла в певних випадках та в межах виконання трудових обов’язків – тоді не виникає додаткове благо, відповідно і нараховувати податки не потрібно.

Якщо ж це не передбачено трудовим договором – то доведеться нараховувати та сплачувати ПДФО, в/збір, ЄСВ.

Щодо постановки на облік – вважаємо, що слід подати заяву ф.20 – ОПП на відкриття офісу. При цьому подавати слід « протягом 10 робочих днів після їх реєстрації, створення чи відкриття до контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків» (п.8.4 Порядку № 1588, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11#n246 ).

Разом з цим також виникає обов’язок зареєструватися за неосновним місцем обліку через наявность офісу. Адже «платник податків зобов'язаний стати на облік у відповідних контролюючих органах за основним та неосновним місцем обліку, повідомляти про всі об'єкти оподаткування і об'єкти, пов'язані з оподаткуванням, контролюючі органи за основним місцем обліку згідно з порядком обліку платників податків» (п.63.3 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1458 ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!