Регламентація інвентаризації в державному підприємстві: поєднання процедур

Для зміни керівника державного підприємства обов’язкова саме повна інвентаризація, вона регламентована Положенням №879, її можна провести станом на 01.09, але «об’єднати» з річною формально не можна, хоча за певних умов річну інвентаризацію можна не дублювати.

Обґрунтування

1. Чим регламентовано обов’язок інвентаризації при зміні керівника. Обов’язковість проведення інвентаризації активів і зобов’язань установлює стаття 10 Закону № 996-XIV як умову достовірності бухобліку та фінзвітності. Конкретний порядок, обсяги й випадки обов’язкової інвентаризації визначені Положенням № 879, затвердженим наказом Мінфіну «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань». Згідно з п. 7 розд. I цього Положення інвентаризація є обов’язковою, зокрема, перед складанням річної фінансової звітності, а також у випадках, прямо визначених (зміна МВО, передача майна, припинення підприємства тощо).

2. Чи обов’язкова інвентаризація саме через зміну керівника. П. 7 розд. I Положення № 879 прямо вимагає інвентаризацію «у разі зміни матеріально відповідальних осіб» та «у разі припинення підприємства», але не містить окремої норми про зміну керівника як таку. Якщо керівник не є МВО за будь-якими активами, формальної окремої «інвентаризації при зміні керівника» Положення не встановлює. Якщо ж керівник є матеріально відповідальною особою за окремі активи (склад, каса тощо), тоді у частині цих активів обов’язкова інвентаризація у день приймання‑передачі справ, у межах активів на відповідальному зберіганні, згідно з п. 7 розд. I Положення № 879.

3. Чи можна провести інвентаризацію станом на 01.09 при зміні керівника 28.08. Положення № 879 не прив’язує інвентаризацію при зміні МВО до точної календарної дати «на день зміни», а до дня приймання‑передачі справ та обсягу активів, що перебувають на відповідальному зберіганні. Отже, якщо наказом встановити, що приймання‑передача відбувається станом на 01.09, а інвентаризація цих активів проведена безперервно на цю дату, це не суперечитиме Положенню. Для річної інвентаризації діє окреме правило: її слід провести в період до 3 місяців до дати балансу (1 жовтня – 31 грудня) згідно з п. 10 розд. I Положення № 879, тож інвентаризація на 01.09 формально не замінює річну.

4. Чи можна «об’єднати» інвентаризацію через зміну керівника з річною. Річна інвентаризація перед складанням фінзвітності обов’язкова «в обсязі, визначеному пунктом 6 розд. I» Положення № 879 (суцільне охоплення всіх активів і зобов’язань) і проводиться у строки п. 10 розд. I, тобто не раніше ніж за 3 місяці до дати балансу. Інвентаризація станом на 01.09 відбувається раніше цього періоду, тому формально не може вважатися річною. Компромісний варіант для зниження витрат:

   • провести зараз лише інвентаризацію тих активів, за які керівник/МВО реально відповідає при зміні (мінімальний обсяг за п. 7 розд. I Положення № 879);
   • річну інвентаризацію організувати з 01.10, максимально використовуючи результати попередньої (наприклад, повторно не інвентаризувати малозначні групи або локації з мінімальними змінами, якщо це дозволяють внутрішні регламенти), пам’ятаючи, що вимога суцільності з п. 6 розд. I формально діє.

5. Аргументи безпеки та розкиданість локацій. П. 8 розд. I Положення № 879 передбачає, що підприємства, які мають активи в районах бойових дій, на тимчасово окупованих територіях тощо, проводять інвентаризацію лише за умови безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів і документів. Для активів, до яких доступу немає, інвентаризаційні описи не складаються, їх залишки у фінзвітності ведуться за даними обліку. Після зникнення перешкод такі підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 1‑ше число місяця, що настає за місяцем відновлення доступу. Це дозволяє обґрунтувати неповне охоплення локацій, де є реальна небезпека пересування.

З урахуванням наведеного, доцільно мінімізувати зараз обсяг інвентаризації до меж відповідальності змінених МВО і завчасно спланувати річну інвентаризацію в установлені строки з урахуванням безпечних локацій.