Законні способи відправлення директора у відпустку без збереження

Надати директору відпустку без збереження зарплати можна наказом, але щоб він законно підписував документи в цей період, безпечніше не оформлювати йому «формальну» відпустку, а або: 1) не відправляти його у відпустку і вирішувати питання економії інакшими способами, або 2) на час відпустки призначити іншу особу (навіть сторонню) з правом підпису за наказом і довіреністю; сам директор у відпустці підписувати документи – це зона підвищеного ризику, але не пряма заборона.

Обґрунтування

1. Відпустка без збереження для директора – можлива, але він формально звільняється від обов’язків. Директор — найманий працівник і має право на відпустку без збереження зарплати за згодою сторін відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону № 504/96-ВР. На практиці наказ про таку відпустку директор підписує сам на себе. У період відпустки працівник не зобов’язаний виконувати роботу за трудовим договором, тому контролюючі органи вважають, що підписання документів у цей час суперечить суті відпустки.

2. Підпис документів директором у відпустці прямо не заборонено, але створює ризики. Судова практика (у тому числі Верховного Суду) виходить з того, що ні КЗпП, ні Закон про відпустки не містять прямої заборони виконувати функції чи підписувати документи під час відпустки, тож самі документи не стають недійсними лише через факт відпустки. Водночас Мінсоцполітики та контролюючі органи послідовно вважають виконання обов’язків у відпустці порушенням права на відпочинок, через що податкова або Держпраці можуть ставити під сумнів такі документи й змушувати підприємство доводити правоту в суді.

3. Безпечний варіант – передати право підпису іншій особі на час відсутності директора. Якщо в штаті немає працівників, ТОВ-учасник може призначити іншу фізичну особу (не обов’язково працівника) для тимчасового виконання обов’язків директора або для підпису окремих документів. Для цього:

   • приймають рішення уповноваженого органу ТОВ-учасника (протокол/рішення) про наділення конкретної особи повноваженнями;
   • директор видає наказ про тимчасове виконання обов’язків або про надання права підпису;
   • за потреби оформлюють довіреність на укладення договорів, подання звітності тощо з дотриманням загальних правил представництва юридичної особи, передбачених Цивільним кодексом України, у тому числі статтями 244–250 ЦКУ;
   • за необхідності вносять відомості про таку особу до ЄДР як особу, що має право діяти від імені юрособи.

4. Якщо інших осіб немає і директору критично потрібна «нульова» зайнятість, оформляти відпустку небезпечно. Якщо підприємство реально не може працювати без щоденного підпису директора, то:

   • або відпустку без збереження не оформлюють, а шукають інші законні механізми зменшення витрат (управління власником без трудового договору, зміна моделі керівництва тощо, з урахуванням ст. 97 ЦКУ);
   • або приймають іншу особу за строковим трудовим договором для заміни директора на час його відпустки, наділяють її правом підпису через наказ і, за потреби, довіреність.

5. Ваш випадок з єдиним засновником – ТОВ. Те, що єдиним учасником є інше ТОВ, лише означає, що всі рішення (про відпустку, про тимчасове заміщення, надання довіреностей, зміну моделі управління) приймаються органами цього юридичного учасника. Сам механізм:

   • рішення єдиного учасника (ТОВ-засновника) щодо відпустки директора та/або призначення особи, яка здійснюватиме підпис документів;
   • наказ директора про відпустку без збереження зарплати;
   • наказ (і, за потреби, довіреність) про передачу права підпису.

Зверніть увагу

У разі, якщо ви все ж надаєте директору відпустку без збереження зарплати і він підписує документи у цей період, формальної автоматичної недійсності документів закон не встановлює, однак ризик спорів із податковою та Держпраці зберігається і може вимагати судового захисту, опосередковано спираючись на гарантії права на відпочинок зі ст. 45 Конституції України.

У вашій ситуації найбільш «законно і спокійно» або взагалі не оформлювати відпустку директора, або оформити йому відпустку, але передати право підпису іншій особі на підставі рішення єдиного учасника, наказу і довіреності.