Зміна прізвища працівниці: що потрібно робити після одруження

Приймаєте працівницю на роботу по дівочому прізвищу, а після зміни прізвища вносите зміни в її кадрові та облікові документи і в подальшій звітності показуєте вже нове прізвище, окремих «повідомлень» чи уточнюючих розрахунків подавати не потрібно.

Обґрунтування

1. Прийом на роботу — за чинними документами на дату прийняття. На момент оформлення трудових відносин у працівниці чинний паспорт із дівочим прізвищем, тому наказ про прийняття, особова картка, трудова книжка (якщо ведеться), повідомлення до податкової про прийняття формуються з дівочим прізвищем на підставі наданих документів.

2. Після зміни прізвища працівниця подає нові документи. Працівниця має протягом місяця після реєстрації шлюбу обміняти паспорт (п. 25 гл. 2 р. ІІІ Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5). Коли вона отримає новий паспорт, подає заяву про зміну облікових даних та копію нового паспорта; за потреби може додати копію свідоцтва про шлюб.

3. На підставі нових документів видаєте наказ і змінюєте кадрові документи. На підставі заяви й копії паспорта видаєте наказ про зміну прізвища працівниці, а далі:

   • вносите зміни до:
     • особової картки, особової справи, журналу обліку особових справ;
     • книги обліку руху трудових книжок (за наявності трудової і запису в книзі);
     • паперової трудової книжки на титульному аркуші шляхом закреслення старого прізвища й запису нового з посиланням на документ на внутрішньому боці обкладинки, що відповідає п. 2.13 Інструкції № 58;
     • табеля обліку робочого часу, графіка відпусток тощо.
   • у подальших документах і внутрішніх базах використовуєте нове прізвище.

4. Податкову та пенсійну звітність просто заповнюєте з новим прізвищем з дати зміни. При зміні прізвища працівниці:

   • у Податковому розрахунку (Об’єднаній звітності) в додатку Д1 за той місяць, у якому видано наказ про зміну облікових даних, зазначаєте вже нове прізвище в графі ПІБ;
   • подавати окремий додаток 5 лише через зміну прізвища не потрібно, оскільки перелік випадків подання визначає Порядок заповнення та подання Податкового розрахунку № 4 і зміна прізвища до нього не належить;
   • уточнюючих звітів за періоди до зміни прізвища подавати не потрібно, у подальшому ПФУ використовує дані з останнього звіту з новим ПІБ.

5. Окремих повідомлень до ПФУ чи інших органів про сам факт зміни прізвища не подаєте. Оновлені дані потрапляють до реєстру застрахованих осіб через поточну звітність, тому окремий лист чи форму до ПФУ щодо зміни прізвища законодавством не вимагають, а зміни у військовому обліку, якщо працівниця військовозобов’язана, оформлюються за загальними правилами ведення військового обліку (на підставі наказу та подальшого повідомлення ТЦК за формами, передбаченими Порядком № 1487).

Працівницю оформлюєте по дівочому прізвищу, а після отримання нею нового паспорта офіційно змінюєте прізвище в усіх її облікових документах та відображаєте його в поточній звітності.