Нарахування відпускних для працівниці з тимчасовою непрацездатністю

Працівниці потрібно компенсувати щорічну відпустку за перший робочий рік (01.08.2023–31.07.2024) орієнтовно 19 календарних днів, а середню для компенсації слід розрахувати окремо за виплатами 2023 року для «доперехідних» днів та за загальним 12-місячним правилом або з окладу/МЗП — для днів після 01.01.2024.

Обґрунтування

1. Визначення робочих років і відпускного стажу
Робочий рік рахують з дати прийняття на роботу, він сталий і не змінюється через періоди, що не входять у відпускний стаж, але вони зменшують тривалість відпустки пропорційно відпрацьованому часу згідно зі ст. 6 та ст. 9 Закону № 504/96-ВР.
До стажу для щорічної відпустки включається період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, але не включається період відпустки по догляду за дитиною до 3 років, про що прямо сказано у ст. 9 Закону про відпустки.

• 1-й робочий рік: 01.08.2023–31.07.2024.
  • У стаж входять: 01.08.2023–31.07.2024 за мінусом 19.01.2024–31.07.2024 (відпустка до 3 років).
  • До стажу потрапляють:
    • 01.08.2023–31.08.2023 (31 дн роботи);
    • 01.09.2023–18.01.2024 (140 дн відпустки по вагітності та пологах).
  • Разом стажу: 171 календарний день.
• Наступні робочі роки (з 01.08.2024) складаються майже повністю з відпустки по догляду до 3 років, тому відпускний стаж за них не набігає.

2. Розрахунок кількості днів щорічної відпустки для компенсації
Для неповного робочого року тривалість щорічної відпустки визначають пропорційно стажу за формулою, яку застосовують органи Мінсоцполітики та Мінекономіки і яка ґрунтується на нормах ст. 6 і ст. 9 Закону про відпустки:

• к-сть днів відпустки на 1 к.д. року = 24 / к-сть к.д. робочого року (без свят);
• помножити на фактичні к.д. стажу.

У вашій ситуації:

• робочий рік 01.08.2023–31.07.2024 припадає на період воєнного стану, тому святкові дні не виключаються (ст. 6 Закону № 2136-IX);
• 2023–2024 не високосний, тому повний робочий рік = 365 днів.

Розрахунок:

• к-сть днів відпустки на 1 день стажу = 24 / 365 ≈ 0,06575;
• дні стажу = 171;
• 171 * 0,06575 = 11,24 днів ≈ 11 к.д. (заокруглення за загальними математичними правилами, як у прикладах Мінсоцполітики).

Однак у першому робочому році 01.08.2023–31.07.2024 увесь період до 31.07.2024 або потрапляє до стажу (робота чи декрет), або є відпусткою до 3 років, яка не включається. Надалі, до 09.11.2026, увесь час – відпустка до 3 років, яка не дає стажу.
Тому до компенсації йде лише відпустка за 1-й робочий рік ≈ 11 днів.

3. Поділ днів відпустки до і після 31.12.2023
Для компенсації потрібно розділити дні відпустки, право на які набуте:

• до 31.12.2023;
• з 01.01.2024.

З урахуванням того, що право «заробляється» рівномірно протягом робочого року, можна поділити 1-й робочий рік на дві частини:

• частина стажу до 31.12.2023: 01.08.2023–31.12.2023 (153 дні – 31 серпня + 30 вересня + 31 жовтня + 30 листопада + 31 грудня);
• частина стажу після 01.01.2024: 01.01.2024–18.01.2024 (18 днів декрету, що дають стаж).

Тоді:

• днів відпустки, набуті до 31.12.2023: 24 / 365 * 153 ≈ 10,07 ≈ 10 к.д.;
• днів відпустки, набуті після 01.01.2024: 24 / 365 * 18 ≈ 1,18 ≈ 1 к.д.

Разом 10 + 1 = 11 к.д. для компенсації, з них:

• 10 днів – «доперехідні» (право до 31.12.2023);
• 1 день – «після 01.01.2024».

4. Розрахунок середньої зарплати для компенсації
Порядок обчислення середньої заробітної плати затверджено постановою КМУ № 100, якою передбачено спеціальне правило для компенсації «доперехідних» відпусток: обчислення середньої для компенсації за дні, право на які набуте до 31.12.2023, проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році (п. 2 Порядку № 100).

У вашому випадку:

• для 10 днів, право на які набуте до 31.12.2023:

  • розрахунковий період – січень–грудень 2023 року;
  • з цього періоду виключається відпустка по догляду за дитиною (її в 2023 ще немає), але не виключаються дні відпустки по вагітності та пологах;
  • до заробітку включають:
    • зарплату за серпень 2023 року;
    • зарплату за частину серпня (якщо неповний місяць) — за фактом;
    • допомогу по вагітності та пологах за період з 01.09.2023 по 31.12.2023, оскільки вона є допомогою у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю і включається до фактичного заробітку згідно з п. 3 Порядку № 100.
  • суму виплат за 2023 рік ділять на к-сть календарних днів 2023 року за мінусом днів, що виключаються (у вас таких немає).

• для 1 дня, право на який набуте з 01.01.2024:

  • застосовуються загальні правила п. 2 Порядку № 100: середню рахують за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації, або за фактичний час роботи, якщо повних 12 місяців немає;
  • у вашому випадку з 01.01.2024 до 09.11.2026 працівниця постійно у відпустці до 3 років, доходу немає, отже, середню для цього 1 дня слід визначити з посадового окладу або з мінімальної зарплати за формулою, передбаченою п. 4 Порядку № 100: оклад (або МЗП) * 12 / 365.

5. Формула для остаточної суми компенсації
Після визначення двох середніх:

• середньоденна_до2024 = (зарплата 2023 + декретні 2023) / к-сть к.дн. 2023 (без періодів, що виключаються);
• середньоденна_після2024 = оклад_на_дату_звільнення_або_МЗП * 12 / 365.

Сума компенсації:

• сума_компенсації = середньоденна_до2024 * 10 + середньоденна_після2024 * 1.

Рекомендація:
Перевірте:

• фактичні дати й тривалість лікарняного по вагітності та пологах у 2023–2024 роках;
• суму заробітку й декретних у 2023 році;
• розмір посадового окладу на листопад 2026 року й порівняйте його з мінімальною зарплатою, щоб визначити базу для розрахунку середньої за 1 день після 01.01.2024.

Уточнення фактичних виплат і дат у 2023–2024 роках дозволить розрахувати конкретні суми компенсації за наведеним алгоритмом.