Терміни та процедура знищення архівних документів платника податку

Частково так, документи за ранні роки можна знищити, але лише після спливу строків зберігання з урахуванням «карантинно‑воєнних» зупинок строків давності та обов’язкового проведення експертизи цінності і погодження акта з архівною установою, зовнішніх «оцінювачів» залучати не потрібно, експертизу проводить власна експертна комісія підприємства.

Обґрунтування

1. За які періоди можна знищувати документи
Після спливу мінімальних строків зберігання за податковими нормами (5 років / 1825 днів для більшості первинних документів) та строків давності для перевірок документи можуть бути вилучені до знищення, якщо вони не належать до категорій тривалого зберігання, не пов’язані з активами, що ще обліковуються, і не потрібні для спорів чи фіксації шкоди від агресії. Для періодів до 2018 року включно профільні роз’яснення виходять із того, що з урахуванням зупинки строків давності внаслідок карантину та особливостей воєнного стану податкові перевірки фактично вже не можуть охоплювати 2014–2018 роки, тому за загальним правилом у 2026 році звичайну первинну бухгалтерську документацію за ці роки допустимо готувати до знищення за умови дотримання архівних строків зберігання за Переліком №578/5. Не можна знищувати:

• кадрові документи та документи з оплати праці зі строком 75 років;
• документи, пов’язані з контрольованими операціями (7 років / 2555 днів);
• документи, потрібні для відшкодування шкоди від збройної агресії або діючих спорів.

2. Обов’язок та суть експертизи цінності документів
Експертиза цінності документів є обов’язковою перед їх вилученням для знищення і полягає у всебічному вивченні документів для вирішення, що підлягає внесенню до НАФ, а що – знищенню, та для встановлення строків зберігання документів, що до НАФ не вносяться, таке визначення наводиться у п. 2 Порядку №1004. Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності, про що прямо сказано в п. 2.13 Переліку №578. Експертиза проводиться як у поточному діловодстві, так і в архіві установи при підготовці справ до передавання та відборі до знищення, що деталізовано в гл. 2 розд. V Правил №1000/5.

3. Хто проводить експертизу і чи потрібні «зовнішні оцінювачі»
Для організації експертизи цінності в юридичних осіб утворюється постійно діюча експертна комісія установи, яка діє за положенням про неї і складається з працівників служби діловодства, архіву та інших підрозділів, а представники державних архівів можуть залучатися лише «за згодою» як члени ЕК, про таке формування говорить п. 14 Порядку №1004. Отже, створення власної експертної комісії підприємства є обов’язковим, але залучати будь‑яких сторонніх комерційних «оцінювачів» закон не вимагає, це може бути лише добровільна консультаційна допомога. Зовнішній орган, який обов’язково участь бере в процедурі, – це державний архів чи архівний відділ, але не на етапі оцінювання, а на етапі погодження акта про вилучення документів для знищення.

4. Процедура знищення документів (короткий алгоритм)
Порядок організації діловодства і знищення документів регулюють Правила, затверджені наказом Мін’юсту №1000/5, та Порядок №1004. Основні кроки такі:

1. Провести експертизу цінності документів структурними підрозділами та експертною комісією, переглянувши кожен аркуш справ і сформувавши списки справ, строк зберігання яких закінчився, що випливає із гл. 2 розд. V Правил №1000/5.
2. Скласти описи справ відповідних категорій (постійного, тривалого, з кадрових питань) та на їх основі сформувати перелік справ для вилучення.
3. Скласти акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, у двох примірниках за формою, наведеною в додатку 15 до Правил №1000/5, як вимагає гл. 3 розд. V цих Правил, з групуванням однорідних справ.
4. Схвалити акт експертною комісією підприємства та подати його разом з описами справ до експертно‑перевірної комісії державного архіву або експертної комісії архівного відділу міської ради у зоні комплектування установи, що передбачено гл. 3 розд. V Правил №1000/5 та підтверджено п. 1, 2 гл. 5 розд. VII Правил №1000/5.
5. Після погодження (схвалення) архівною установою акт затверджує керівник підприємства, після чого підприємство набуває права знищити документи, як прямо зазначено в гл. 3 розд. V Правил №1000/5.
6. Фактично знищити справи шляхом здавання на макулатуру чи іншим способом невідновлюваного знищення, оформити накладні із зазначенням ваги та внести до акта дату, вагу й номер накладної, що вимагає п. 7 гл. 3 розд. V Правил №1000/5.

Рекомендація:
Перед підготовкою акта про вилучення для знищення проаналізуйте, чи не належать окремі документи до довгострокових (75‑річних) або пов’язаних із періодами, які ще потенційно можуть перевірятись, і на цій основі сформуйте список років та груп документів, які доцільно включити до акта.

Правильне поєднання податкових строків, строків за Переліком №578/5 та формальної процедури з експертизою і погодженням акта дозволяє безпечно знищити «старі» документи і мінімізувати ризики під час майбутніх перевірок.