Можливість відшкодування витрат працівників за покупки наприкінці місяця

Так, підприємство може відшкодовувати працівникам понесені ними витрати один раз наприкінці місяця загальною сумою за всіма підтвердними документами. Законодавство не встановлює спеціального граничного строку для відшкодування працівнику власних коштів, витрачених на господарські потреби підприємства, тому порядок і періодичність таких виплат підприємство має право визначити самостійно.

Якщо працівник придбаває сировину за власні кошти без попереднього отримання авансу, такі відносини регулюються ст. 1159 та ст. 1160 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 як вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення. Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text не встановлюють обов'язкового строку, протягом якого роботодавець повинен компенсувати працівникові такі витрати.

Відповідно до ч. 2 ст. 530 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, якщо строк виконання зобов'язання не встановлений, воно підлягає виконанню у семиденний строк з дня пред'явлення кредитором вимоги. Загальний строк позовної давності становить три роки відповідно до ст. 257 Цивільного кодексу України.

Підприємство може закріпити у внутрішньому документі (наприклад, у положенні або наказі) порядок, за яким працівники протягом місяця подають підтвердні документи, а відшкодування здійснюється один раз на місяць загальною сумою. Якщо такий порядок встановлений і доведений до відома працівників, виплата компенсації наприкінці місяця не суперечить законодавству.

Для оформлення відшкодування працівник може подати всі оригінали розрахункових документів (фіскальні чеки РРО/ПРРО) разом із заявою на відшкодування або Звітом про використання коштів. Після затвердження керівником підприємства здійснюється виплата загальної суми компенсації.

Сума документально підтверджених витрат, яку підприємство відшкодовує працівникові за придбані для господарської діяльності товари, не є його доходом, тому не підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб і військовим збором.

Якщо компенсація виплачується безготівково шляхом перерахування на особистий рахунок працівника, жодних сумових обмежень законодавством не встановлено. Якщо ж відшкодування здійснюється готівкою з каси підприємства, необхідно враховувати обмеження, встановлене п. 6 розділу II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні №148, відповідно до якого сума готівкових розрахунків із однією фізичною особою протягом одного дня не може перевищувати 50 000 грн. Якщо загальна сума компенсації перевищує цей ліміт, її слід виплатити безготівково або частинами у різні дні.

Також слід враховувати, що під час розрахунків працівника готівкою з іншими суб'єктами господарювання діє денне обмеження 10 000 грн на одного продавця. Якщо оплата здійснюється особистою банківською карткою працівника, таке обмеження не застосовується.

Раді допомогти, звертайтесь ще!