Чи може гугл таблиця замінити накладні в бухгалтерії

Ні, звичайна Google-таблиця сама по собі не може замінити первинний документ для бухгалтерського обліку. Водночас за умови дотримання вимог законодавства підприємство може організувати повністю електронний документообіг без паперових накладних, але для цього записи в Google-таблиці мають бути оформлені як електронні первинні документи.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі. Електронні документи застосовуються за умови дотримання вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. Звичайний запис у Google-таблиці без належного оформлення електронного первинного документа та без можливості ідентифікувати підпис відповідальних осіб таким документом не є.

Тому для підтвердження передачі зразків до лабораторії та їх подальшого списання необхідно оформлювати первинні документи в паперовій або електронній формі. Якщо підприємство бажає повністю відмовитися від паперових накладних, доцільно перевести цей процес на електронні первинні документи, що міститимуть усі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, та будуть підписані відповідальними особами відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг. У такому разі Google-таблиця може використовуватися як внутрішній інструмент оперативного обліку, але не як самостійна підстава для бухгалтерських проведень і підтвердження витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!