Відпустка головного бухгалтера: як уникнути проблем з підписами

Передавати свій КЕП іншій особі не можна, а підписувати платіжні документи під час офіційної відпустки небажано, оскільки це створює трудові та правові ризики. Якщо немає потреби переоформлювати повноваження у всіх банках, варто перевірити можливість підписання платіжних документів лише директором або його заступником на період відпустки, а також за можливості провести планові платежі до її початку.

Відповідно до ст. 74 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 працівник під час відпустки звільняється від виконання трудових обов'язків. Тому підписання фінансових документів у цей період суперечить суті відпустки як часу відпочинку. Наказ про збереження за головним бухгалтером права підпису під час відпустки не усуває цього ризику, оскільки працівник офіційно перебуває у відпустці. Якщо при цьому він ще й знаходиться за кордоном, це може привернути увагу контролюючих органів.

Згідно зі ст. 12 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text підписувач зобов'язаний забезпечувати конфіденційність особистого ключа та не допускати його використання іншими особами. Передача власного КЕП або пароля до нього іншому працівнику є порушенням цих вимог і фактично означає компрометацію особистого ключа.

Якщо у системах «Клієнт-Банк» ваших банків передбачена можливість підписання платіжних документів лише першим підписом, доцільно з'ясувати, чи можна на період відпустки використовувати схему, за якою платежі підписує тільки директор або заступник директора без переоформлення карток підписів. У багатьох банках така можливість реалізована шляхом налаштування прав користувачів у системі дистанційного обслуговування.

Якщо обсяг розрахунків дозволяє, ще одним варіантом є проведення планових платежів до початку відпустки. За умови, що звітність уже подана, це дає змогу мінімізувати кількість операцій, які потрібно буде підписувати під час відсутності головного бухгалтера.

Якщо ж внутрішні правила підприємства або вимоги банку передбачають обов'язковий другий підпис, доцільно тимчасово покласти обов'язки головного бухгалтера на іншого працівника. Для цього видається наказ про тимчасове виконання обов'язків із встановленням доплати відповідно до ст. 105 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, такому працівнику оформлюється власний КЕП, а банкам надаються документи, необхідні для надання йому права підпису в системах «Клієнт-Банк».

Зауважимо, що пробелма виключно у відпустці. Тому що, якщо працівник не перебуває у відпустці, а офіційно виконує дистанційну роботу або перебуває у службовому відрядженні за кордоном, жодних законодавчих заборон чи перешкод для підписання банківських платіжок власним КЕП з-за кордону немає. Відповідно до ст. 60-2 Кодексу законів про працю України (КЗпП), дистанційна робота — це форма організації праці, за якої працівник виконує роботу поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця в будь-якому місці за власним вибором та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Чинне законодавство України не обмежує територію дистанційної праці виключно межами України. Якщо роботодавець оформив дистанційну роботу (наказом згідно з ч. 11 ст. 60-2 КЗпП або трудовим договором), робочі дні належно табелюються та нараховується зарплата, працівник законно виконує свої посадові обов'язки, перебуваючи в іншій державі. Відповідно до ст. 12 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», головна вимога закону — особисте володіння та невикористання особистого ключа іншими особами. Закон не прив'язує накладання підпису до конкретного IP чи геолокації.

Ризик виникає лише тоді, коли є невідповідність між статусом працівника та фактичними діями:Працівник виїхав за кордон і залишив свій ключ колезі в Україні, а той підписує документи в Україні під іменем відсутньої особи (передача ключа іншим особам є незаконною).
Працівник офіційно перебуває у відпустці, на лікарняному чи у відпустці без збереження зарплати (тобто табелюється неробочий час), але в цей час накладає підпис на фінансові або первинні документи. Саме в таких випадках контролери можуть співставити дати перетину кордону / періоди відпустки з часом підписання та зафіксувати порушення трудового законодавства або компрометацію підпису.

Раді допомогти, звертайтесь ще!