Формування витрат та облік програмного забезпечення в бухгалтерії

Відносити плату за доступ до програм на рахунок 92 «Адміністративні витрати» лише тому, що реалізація ще не розпочалася, некоректно. Якщо витрати безпосередньо пов’язані зі створенням або підготовкою комерційного продукту чи послуги, вони мають формувати капітальні інвестиції, незавершене виробництво або витрати майбутніх періодів залежно від їх економічної сутності.

Щодо проєкту зі створення та впровадження програми ЕДО, якщо підприємство створює власний програмний продукт, який відповідатиме критеріям нематеріального активу, витрати на етапі розробки відображаються як капітальні інвестиції відповідно до НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0750-99#Text. У такому разі одноразові інформаційно-консультаційні послуги, а також плата за доступ до платформи, якщо вони безпосередньо пов’язані зі створенням програмного продукту, обліковуються за дебетом субрахунку 154 «Придбання (створення) нематеріальних активів» з подальшим зарахуванням створеного об'єкта до складу нематеріальних активів.

Якщо ж власний нематеріальний актив не створюється, а підприємство готує послугу, яку в подальшому реалізовуватиме клієнтам, прямі витрати на її підготовку формують незавершене виробництво. У цьому випадку вони накопичуються на рахунку 23 (субрахунок 231), незалежно від того, що реалізація ще не розпочалася.

Щодо другого проєкту, за яким підприємство виступає посередником або субліцензіатом і придбаває доступ та ліцензії для подальшого продажу клієнтам, характер витрат також не є адміністративним. Якщо плата здійснюється авансом за певний період користування, до моменту використання вона може обліковуватися як витрати майбутніх періодів на рахунку 39. Надалі такі суми включаються до виробничої собівартості послуг через рахунок 23. Якщо ж щомісячна плата безпосередньо пов’язана з формуванням послуг, що будуть реалізовані клієнтам, її також доцільно відображати на рахунку 23 як прямі витрати.

Дохід від надання доступу до програмного забезпечення визнається відповідно до НП(С)БО 15 «Дохід» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0860-99. Якщо клієнт сплачує аванс за кілька майбутніх періодів, отримані кошти відображаються як доходи майбутніх періодів або аванси отримані, а дохід визнається поступово протягом строку надання доступу. Одночасно із визнанням доходу списується виробнича собівартість послуг із рахунку 23 на рахунок 903.

Відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99 та НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text рахунок 92 призначений для обліку загальногосподарських витрат, пов'язаних із забезпеченням управління підприємством. Якщо витрати безпосередньо спрямовані на створення або підготовку продукту чи послуги, що реалізовуватимуться клієнтам, їх віднесення на рахунок 92 не відповідає їх економічній сутності та призводить до викривлення виробничої собівартості.

Проведення:

Інформаційно-консультаційні послуги при створенні власного НМА — Дт 154 – Кт 631 (685)

Плата за доступ до платформи на етапі створення власного НМА — Дт 154 – Кт 631 (685)

Введення створеного програмного продукту в експлуатацію — Дт 125 – Кт 154

Прямі витрати на підготовку послуг (якщо НМА не створюється) — Дт 23 – Кт 631 (685)

Попередня оплата доступу за майбутні періоди — Дт 39 – Кт 631 (685)

Включення витрат майбутніх періодів до собівартості послуг — Дт 23 – Кт 39

Отримано оплату від клієнта за майбутній період — Дт 311 – Кт 69 (або 681)

Визнано дохід за звітний місяць — Дт 69 (або 361) – Кт 703

Списано собівартість реалізованих послуг — Дт 903 – Кт 23

Закрито дохід — Дт 703 – Кт 791

Закрито собівартість — Дт 791 – Кт 903

Раді допомогти, звертайтесь ще!