Чи необхідно відновлювати первинні документи за вимогою поліції

Підприємство не зобов’язане «відновлювати» оригінали, які вилучені слідчими законно, але має забезпечити наявність копій у себе та діяти за процедурою повідомлення ДПС і відновлення документації в загальному порядку, якщо ці оригінали воно фактично втратило як свої документи для обліку і перевірок.

Обґрунтування

1. Коли оригінали можуть бути вилучені. Вилучення (виїмка) оригіналів первинних документів, регістрів бухобліку та звітів проводиться лише на підставі ухвали слідчого судді або суду і в порядку Кримінального процесуального кодексу України, про що прямо сказано для бюджетних установ і МВС у наказі № z1233-16. У банках вилучення оригіналів також заборонено, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

2. Обов’язок зробити копії замість вилучених оригіналів. Установи зобов’язані виготовити копії первинних документів, регістрів бухобліку та звітів, що вилучаються, засвідчити їх підписом представника й зберігати у тих самих справах із відміткою про вилучення, а також зберігати копії ухвали, описів і протоколів вилучення в окремій справі (аналогічно до вимог наказу № z1233-16 для МВС і до порядку в банках за положенням НБУ № v0075500-18). Це фактично замінює оригінали в архіві підприємства.

3. Якщо документи фактично втрачені для податкових цілей. Якщо внаслідок вилучення оригіналів підприємство не має можливості надати їх на податковій перевірці, застосовується загальний порядок повідомлення та відновлення документів: платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк письмово повідомити контролюючий орган про втрату/неможливість надання та відновити документи протягом 90 календарних днів за правилами п. 44.5 Податкового кодексу України (ст. 44 ПКУ). Відновлення відбувається шляхом отримання дублікатів від контрагентів, банків тощо, а не фізичним «створенням нових оригіналів».

4. Вплив вилучення оригіналів на податкову перевірку. Якщо оригінали документів з питань обчислення і сплати податків до початку чи під час перевірки були вилучені правоохоронними органами, такі органи зобов’язані надати контролюючому органу копії документів або забезпечити доступ до них, а строки проведення перевірки переносяться до отримання цих копій чи доступу (п. 85.9 ПКУ, посилання на який наведено у матеріалі з аналізом перевірок за ст. 44 ПКУ). Тобто сам факт вилучення не створює окремого обов’язку підприємства «відновлювати оригінали», якщо зберігається можливість доступу до документів для контролюючих органів.

Підприємству важливо мати завірені копії всіх вилучених документів і належно зафіксувати факт вилучення, а питання «відновлення» стосується не буквального відтворення оригіналів, а відновлення пакета підтвердних документів для податкових і облікових цілей.