Оплата витрат ФОП за проживання і харчування на семінар

Частково так, орієнтиром є 900 грн на проживання і 300 грн на харчування на одну особу на добу, але це не «стеля» для договору з ФОПом, а межа бюджетного відшкодування витрат учасникам/закладу, якщо інше не встановлено спецпорядком для вашої програми.

Обґрунтування

1. Що означають суми проживання 900 грн і харчування 300 грн Це граничні норми відшкодування витрат на відрядження (проживання, харчування), які застосовуються за постановою КМУ № 98 для осіб, що направляються у відрядження за бюджетні кошти. У Порядку, затвердженому постановою КМУ № 649-2023-п, прямо прив’язано відшкодування витрат на харчування та проживання слухачів до сум додатка 1 до постанови № 98, де для харчування беруться добові, а для проживання — граничні суми найму житла.

2. Як це застосовується до семінару за бюджетні кошти Якщо учасники семінару фактично направляються у відрядження, то:

• відшкодовувати їм (або закладу, що їх розміщує) витрати на проживання ви можете у межах 900 грн за добу на одну особу;
• витрати на харчування — у межах 300 грн (як добові) на одну особу за добу.
  Таку логіку закріплено і щодо слухачів на навчанні у виші в п. 9 Порядку за постановою № 649-2023-п, де компенсація харчування і проживання обмежується сумами за постановою № 98.

3. Чи можна оплачувати ФОПу вище цих норм Норми 900/300 регулюють розмір відшкодування витрат, а не ціну договору з постачальником. Вартість послуг проживання/харчування за договором з ФОПом може бути будь-якою ринковою, але:

• бюджетна установа має право включити до кошторису та профінансувати за бюджетною програмою лише суми в межах установлених норм;
• перевищення може бути оплачено за інші, не бюджетні кошти, якщо це допускається, або не відшкодовується.

4. Врахування статусу ФОП без ПДВ Статус ФОП без ПДВ впливає лише на формування ціни (відсутність ПДВ у вартості) та процедури закупівлі. Обмеження по 900 грн на проживання і 300 грн на харчування стосуються саме граничних сум бюджетного відшкодування за постановою № 98, а не системи оподаткування контрагента.

Рекомендація: У кошторисі семінару закладайте витрати на проживання з розрахунку не більше 900 грн на особу за добу і на харчування не більше 300 грн на особу за добу за рахунок бюджетних коштів, а договір з ФОПами будуйте так, щоб їхня ціна або вкладалась у ці ліміти, або чітко було визначено джерело покриття можливої різниці.

У вашій ситуації за рахунок бюджетних коштів доцільно оплачувати ФОПам проживання в межах 900 грн і харчування в межах 300 грн на одну особу на добу.