Обов'язок подання звіту по ЄСВ при відсутності працівників

Не зовсім, у вашій ситуації місячний Податковий розрахунок з ЄСВ/ПДФО/ВЗ подавати потрібно, але без сум нарахувань щодо директора, а підписання звіту директором під час відпустки формально можливе, але небезпечне з огляду на позицію контролюючих органів.

Обґрунтування

1. Чи подавати звіт із ЄСВ, якщо є тільки директор у відпустці без збереження зарплати
Директор перебуває у трудових відносинах із підприємством, навіть якщо госпдіяльність не ведеться та зарплата не нараховується.
У консультаціях для аналогічних ситуацій прямо вказано, що:

• якщо директор є єдиним працівником і перебуває у відпустці без збереження зарплати, об’єднаний Податковий розрахунок подається щомісяця, а директора відображають у Додатку 1 без сумових показників, заповнюючи графу 8 (категорія) і графу 14 (дні трудових відносин), у графі 13 – дні відпустки без збереження зарплати, а графи 16–20 залишають порожніми;
• під час воєнного стану відпустка без збереження зарплати може надаватися без обмеження 30 календарними днями, відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 2136.
  Отже, у вашій конфігурації «є директор у трудових відносинах → є працівник», тому Податковий розрахунок із Додатком 1 подавати потрібно, навіть якщо сума ЄСВ = 0.

2. Коли звіт можна не подавати взагалі
Звільнення від подання об’єднаної звітності стосується випадків, коли:

• немає найманих працівників,
• не здійснювалися нарахування/виплати доходу фізособам або ФОП,
• і немає особи в статусі працівника (тобто немає трудових відносин), наприклад, функції управління виконує засновник без оформлення трудового договору.
  У такому разі розрахунок подається лише «у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку протягом звітного періоду» за п. 1 розд. ІІ Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.
  У вас же трудовий договір із директором існує, тому ця «нульова свобода» не застосовується.

3. Правомірність підпису звіту директором у відпустці без збереження
Трудове законодавство не містить прямої заборони на підписання документів директором під час відпустки.
Разом з тим:

• ДПС і Держпраці дотримуються позиції, що директор у відпустці не повинен виконувати посадові обов’язки (зокрема підписувати звітність), і рекомендують на час відпустки призначати тимчасово виконуючого обов’язки наказом із передачею права підпису;
• судова практика (у тому числі Верховного Суду) визнає документи, підписані директором під час відпустки, чинними, підкреслюючи, що прямої заборони немає.
  Тому:
• юридично звіт, підписаний директором у відпустці, не є автоматично недійсним;
• практично безпечніше оформити наказ про тимчасове виконання обов’язків на іншу особу та, за потреби, надати їй право підпису (включно з поданням повідомлення J1391104 для КЕП).

Рекомендація:
Якщо ви хочете мінімізувати ризики, оформіть директору тривалу відпустку без збереження зарплати за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, а на час відпустки – наказ про тимчасове виконання обов’язків із передачею права підпису звітності, і відображайте директора в Додатку 1 без сум ЄСВ.

Правильне оформлення трудових відносин із директором і подання об’єднаної звітності навіть «без сум» убезпечує підприємство від штрафів і спорів.