Підпис документів: чи потрібне доручення завідувача складу

Окремо вимагати саме довіреність не обов’язково, однак повноваження завідувача складу на підписання документів мають бути належним чином підтверджені. Це може бути довіреність, відповідна умова договору або внутрішній наказ підприємства-контрагента про надання права підпису. Під час електронного документообігу в M.E.Doc завідувач складу повинен підписувати документи власним КЕП.

Відповідно до абз. 3 п. 2.4 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 повноваження особи, яка від імені юридичної особи отримує товарно-матеріальні цінності, можуть підтверджуватися:

письмовим договором, якщо в ньому або в додатку до нього прямо визначено, що завідувач складу уповноважений приймати товар і підписувати відповідні документи;
довіреністю відповідно до ст. 244–246 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863;
актом юридичної особи (наказом або розпорядженням керівника) про надання працівнику права підпису первинних документів відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.
Якщо договором такі повноваження не передбачені і копії наказу у вас немає, доцільно отримати від контрагента довіреність або копію наказу про делегування права підпису. За відсутності документального підтвердження повноважень можуть виникнути спори щодо факту отримання товару або ризики під час податкової перевірки.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинний документ повинен містити підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції. Тому при електронному документообігу через M.E.Doc завідувач складу повинен накладати власний кваліфікований електронний підпис. Використання іншою особою КЕП директора підприємства не допускається.

Якщо директор вашого ТОВ перебуває у відпустці, відповідно до ст. 74 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 під час відпустки він звільняється від виконання трудових обов'язків. Тому з боку вашого підприємства видаткову накладну та ТТН має підписувати працівник, якому на час відсутності директора надано відповідні повноваження наказом керівника або іншим належним розпорядчим документом, із використанням власного КЕП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!