Право підпису документів під час відпустки: юридичні нюанси

Частково так: документи, підписані працівником, якому наказом надано право підпису, загалом матимуть юридичну силу, однак без чіткого внутрішнього порядку та довіреності для зовнішніх контрагентів це створює підвищені ризики під час перевірок, а сам директор у відпустці не повинен паралельно підписувати «свої» документи чи платіжки.

Обґрунтування

1. Право підпису можна делегувати наказом керівника. Керівник зобов’язаний затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи та давати дозвіл на госпоперації, наказом або положенням по підприємству, а також може передати право підпису наказом, посадовою інструкцією чи довіреністю, що прямо випливає з вимог п. 2.4 і 2.12 Положення №88. У такому наказі доцільно чітко визначити: ПІБ працівника, види документів (договори, первинка, кадрові, заяви, завірення копій), період дії та, за потреби, обмеження.

2. Юридична сила документів за умови належного уповноваження. Сам факт, що керівник у відпустці, не позбавляє дійсності документи, якщо їх підписала інша особа у межах належно оформлених повноважень, адже закон не вимагає саме директора як єдиного підписанта, а дозволяє підтверджувати повноваження актом органу юрособи, договором або довіреністю за тим самим Положенням №88. Для внутрішніх документів (кадрових, внутрішніх бухгалтерських, завірення копій для «критичності») зазвичай достатньо наказу по підприємству з чітко визначеними правами.

3. Для зовнішніх правочинів і банку бажана довіреність. Хоч Положення №88 дозволяє підтверджувати повноваження наказом, на практиці для підписання зовнішніх договорів і дій перед третіми особами безпечніше оформити довіреність відповідно до вимог статей 244–250 Цивільного кодексу України. Банк щодо платіжних документів діє за власними формами й орієнтується на картку зі зразками підписів та окремі документи про осіб, що розпоряджаються рахунком, тому, щоб «не втратити» право підпису платіжок директором, не слід включати до наказу формулювання, які можуть тлумачитися як передання саме банківського підпису, а обмежити перелік документів договорами, первинкою, кадровими тощо.

4. Відпустка директора та ризики його підписів. Відпустка за Конституцією України і Законом про відпустки – це час, коли працівник звільняється від виконання трудових обов’язків, і контролюючі органи (ДПС, Держпраці) вважають систематичне підписання документів у цей час неправомірною «роботою у відпустці». Судова практика при цьому здебільшого визнає чинність документів, підписаних у відпустці, але роботодавцям доводиться тривалий час відстоювати це в судах, тому безпечніший підхід – передати право підпису іншій особі наказом, а директору в період відпустки свої документи та платіжки не підписувати.

5. Формулювання наказу про відпустку та делегування підпису. Фраза на кшталт «На період моєї відпустки надаю право підпису кадрової, бухгалтерської документації та договорів фінансовому директору…» у наказі про відпустку може застосовуватися, але краще оформити окремий розпорядчий пункт або окремий наказ, де: чітко визначити перелік документів, які працівник має право підписувати, не згадувати банківські документи, якщо директор хоче зберегти їх за собою, та за потреби передбачити довіреність на підписання договорів із контрагентами згідно з ЦКУ.

Описана вами схема можлива, але щоб зменшити ризики, потрібно чітко оформити наказ про делегування підпису й, за потреби, окрему довіреність на зовнішні дії.