Як правильно визначити курс добових при відрядженні працівника

Частково так: орієнтиром буде курс НБУ на дату затвердження авансового звіту, але добові при цьому треба розділити на два періоди — по 80 євро до зміни внутрішнього нормативу і по 75 євро після.

Обґрунтування

1. За яким курсом рахувати гривневу суму добових
Якщо аванс на закордонне відрядження працівнику видано у гривнях на особисту картку, усі валютні витрати (у т.ч. добові в євро) визнають у бухобліку за курсом НБУ саме на дату затвердження авансового звіту, оскільки валютна операція в обліку виникає при визнанні витрат, а не при гривневій виплаті авансу, відповідно до п. 5 НП(С)БО 21. Тому всі добові, визначені в євро, перераховуєте в гривні за курсом НБУ на 13.08.2026.

2. Як врахувати зміну внутрішнього розміру добових (80 → 75 євро)
Розмір добових для небюджетних підприємств визначає роботодавець у своєму Положенні про відрядження, а податковий ліміт для неоподатковуваних добових за кордон становить до 80 євро за день за курсом НБУ на кожен день відрядження відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. Якщо наказом з 16.07.2026 встановлено новий розмір 75 євро, то:

• за дні відрядження з 09.07.2026 по 15.07.2026 включно застосовуєте 80 євро на день;
• за дні з 16.07.2026 по 10.08.2026 включно — 75 євро на день.
  Потім суму «80×кількість днів першого періоду + 75×кількість днів другого періоду» множите на курс НБУ на 13.08.2026, щоб визначити загальні витрати в гривні та суму до виплати або до повернення.

3. Контроль неоподатковуваного ліміту 80 євро
Щоб перевірити відсутність оподатковуваного доходу, граничний неоподатковуваний ліміт добових рахуєте за кожен день відрядження окремо: для кожного дня множите 80 євро на курс НБУ цього дня і порівнюєте з фактично «належною» сумою добових у євро (80 або 75) за таким днем відповідно до внутрішнього наказу згідно з пп. 170.9.1 ПКУ. Оскільки фактичні добові не перевищують 80 євро на жоден день, оподатковуваного доходу не виникає, і перерахунок для ПДФО/ВЗ потрібен лише у випадку, якщо коли-небудь встановите більше 80 євро.

Операції за цим відрядженням варто розрахувати в розрізі двох періодів добових у євро, а в гривні все перерахувати на дату затвердження авансового звіту.